Când cauți metode noi de implicare a angajaților, profesioniștii din industria evenimentelor corporate îți pot oferi o gamă largă de soluții.

Companiile organizează evenimente dintr-o varietate de motive: educare, recompensare, motivare, celebrare, marcarea unor etape atinse, schimbări la nivel de management sau chiar încurajarea colaborării din cadrul organizației. De la acțiuni de birou, la evenimente de amploare.

Am detaliat într-un articol anterior care sunt toate tipurile de soluții pe care le poți aplica în business-ul tău folosindu-te de un eveniment corporate. 

Reușita trecerii de la viziunea unui eveniment la o implementare fără cusur stă în chimia și comunicarea dintre companie și furnizorul de evenimente de business.

Înainte să te decizi asupra furnizorului de evenimente, îți recomandăm să obții răspuns la următoarele întrebări:

1.   Câți ani de experiență are echipa de eveniment?
2.   Care sunt ariile de expertiză?
3.   Ce exemple cu care se mândrește echipa îți pot oferi?
4.   Ce acoperă fee-ul agenției?
5.   Care este echipa dedicată evenimentului tău?

După ce te-ai decis cu ce furnizor vei lucra, pașii de a trece de la viziune la implementare sunt următorii:

Pasul 1 – Creionarea ideii

Acesta pornește de la o discuție, față în față, despre viziune și valori, obiectivul evenimentului și publicul țintă. În cadrul discuției, se vor pune îndeajuns de multe întrebări relevante și cât mai specifice pentru a avea perspectiva globală asupra nevoii tale.

Este un eveniment recurent? Cum au arătat edițiile anterioare? Ce a fost bine în acestea? Ce nu a mers conform planului? Ce înseamnă „așa da”? Dar „așa nu”?

Prin urmare, și furnizorul are propriile întrebări la care caută răspuns.

La o prezentare generală se adaugă și experiențele anterioare, expertiza consultanților și ultimele tendințe din industrie.

Pasul 2 – planificarea

Planificarea evenimentului se întâmplă, de cele mai multe ori, în echipa de implementare. De la brainstormingul cu echipele de creație, implementare și consultanță, se pleacă în crearea primelor materiale, a bugetului și a event flow-ului.

În această etapă vorbim și de moodboarduri, mock-up-uri și simulări, prezentări de ale soluțiilor sau ale persoanelor implicate – MC, hostess etc.

Când planificarea este pusă la punct, cu feedback-ul de la client implementat, se trece la următorul pas.

Pasul 3 – implementarea

Implementarea începe, defapt, de la prima întâlnire din companie și furnizor. Momentul 0 fiind prezentarea primelor idei, uneori generale, și obținerea de feedback pe acestea.

După ce sunt agreate toate aspectele evenimentului se ia întreg firul acestuia și se sparge în task-uri și oameni cheie – echipa de DTP, furnizori, echipa de comunicare, logistica, echipamentele tehnice și câte și mai câte.

De asemenea, se creează un flow al evenimentului care cuprinde toată perioada de setup și ziua evenimentului și tot ce se poate face pentru a elimina cât mai mult din necunoscut.

Pasul 4 – feedback

La început sau la final de eveniment, la ședința de debrief sau într-un email către echipa de proiect, feedback-ul vine ca o bucurie mai ales dacă nu a existat urmă de dezamăgire și experiența a fost livrată peste așteptări.

În concluzie

Viziunea unui eveniment ajunge să fie implementată așa cum a fost planificată, cu o echipă dedicată, o comunicare fără cusur și o adaptare la tot ce se întâmplă în industrie. Înțelegerea întru totul a nevoii aduce mare parte din succesul evenimentelor.