de Loredana Stancu, Business Developer Custom Events

Ai putea crede că organizatorii de evenimente nu se plictisesc niciodată. Sau că experimentează lucruri noi tot timpul sau intră în contact cu oameni noi și provocări și toate zilele lor sunt pline de întâlniri, e-mailuri și apeluri telefonice. De asemenea, s-ar putea crede că se distrează foarte mult.

Și nu ai greși deloc?

Dar am ajuns să înțeleg prin propria mea experiență că există mult mai mult decât asta.

Da, într-adevăr, nu ne plictisim niciodată. Nu există două zile la fel pentru mine și, în general, în lumea organizatorilor de evenimente – când avem ore de vârf, stăm în birou din zorii zilei (nu eu, totuși, nu sunt o persoană matinală) până foarte ore târzii (aaaaaaaa eu). Și între timp… avem apeluri cu clienții și colaboratorii noștri, discutăm propuneri și scenarii de evenimente, avem întâlniri cu clienții noștri pentru a obține cele mai bune rezultate din evenimentele lor, căutăm idei noi pe care le putem implementa, găsim locații și distribuim cele mai recente stimulente pentru evenimente.

Unul dintre momentele mele preferate este când facem brainstorming – poate doar pentru a adăuga ceva pentru a personaliza concepte din licența noastră de teambuilding (cea mai mare din lume) și pentru a răspunde mai bine la obiectivele clientului sau pentru a găsi un concept întreg care să fie exprimând tema evenimentului, aspectul vizual & materiale de branding și toate comunicările legate de eveniment.

Pentru că petrecem atât de mult timp împreună la birou sau la evenimente, consider că echipa este foarte importantă. De atâtea ori, participanții ne-au abordat doar pentru a ne anunța că admiră modul în care lucrăm și colaborăm în cadrul echipei noastre. Și știu că vorbesc serios. Pe lângă sfaturile pe care ni le dăm unul altuia, sprijinul atunci când lucrurile nu merg exact așa cum a fost planificat (job de cuvinte), faptul că toți căutăm să îmbunătățim felul în care facem lucrurile și că ne sprijinim unul altuia (și de asemenea clienții ‘) este foarte important pentru mine.

Un alt lucru care îmi place este procesul de organizare a evenimentului. Deoarece fac parte din echipa care aduce noi clienți în universul Universum ^_^, am bucuria de multe ori să văd evenimente uimitoare înflorind din obiective simple și simple, afirmate oarecum vag precum „vrem să ne distrăm” la evenimente complexe, care aduc impact real în organizațiile clienților noștri. De asemenea, ajung să colaborez cu clienți care știu exact ce își doresc și devin consultantul lor în modul de a pune acest lucru mai eficient în scenă și cum să aduc „efectul wow”.

Apoi, elaborăm o prezentare, pentru a expune ideile pe care echipa noastră le-a analizat și testat în atâtea evenimente anterioare (sau nu, ce e tare tare), construim bugetul și ne întâlnim cu clientul pentru a ne împărtăși ideile. Întregul proces este uimitor, aduce provocări și de multe ori ne aflăm în situații în care facem imposibilul posibil. Și apoi nu există niciodată o singură ofertă. La un apel negociezi o locație pentru a obține cea mai bună ofertă pentru unul dintre clienții tăi, în următorul contactezi un vorbitor internațional pentru a pune cireasa pe deasupra activității tale, apoi le oferi un brief colegilor tăi de la departamentul de design grafic . și, de asemenea, începeți o conversație cu alți colegi despre acest nou concept despre care credeați că va funcționa pentru unul dintre clienții dvs. și așa mai departe. Sună nebunesc? Ei bine – este! Dar este și foarte distractiv!

Începeam de la început că ați putea crede că și organizatorii de evenimente se distrează. Acesta este poate motivul pentru care majoritatea dintre noi facem asta și o vom face în continuare – lăsând deoparte toate recompensele profesionale – este important să vă distrați, să vă jucați, să vă bucurați de evenimentele pe care le organizați. Ne distrăm cel puțin la fel de mult ca și participanții, deoarece îi energim și pe ei în timpul evenimentului și menținem miza ridicată în orice moment. De asemenea, când apare oboseala, este important să ai sprijinul colegilor tăi, să te înveselească și să-ți dea energie pentru încă o zi (sau weekend, sau săptămână – în funcție de complexitatea evenimentelor care urmează).

Și apoi… sunt evenimentele. Așa cum a spus unul dintre managerii mei de proiect preferați vreodată, Sabina – „dacă ești stresat în ziua evenimentului, faci ceva greșit”. Îmi plac în special evenimentele de teambuilding de o zi întreagă – îmi place felul în care participanții se adună unul câte unul… cum îi așteptăm cu energie deplină, muzică perfect tare, dans și cum vocea evenimentului (facilitatorul principal) „atrage subtil” „ participanților să facă parte din această experiență uimitoare. Îmi place reticența unora dintre participanți de la început și prețuiesc entuziasmul celorlalți… și cel mai mult îmi place cum oamenii reticenți devin entuziaști până la sfârșitul zilei.

Atunci, pe lângă faptul că clientul tău este fericit și știi că totul este super ok, simți de fapt că misiunea ta este îndeplinită. Când, la sfârșitul zilei, se simt transformați, chiar și doar puțin – și este peste tot pe fețele și în atitudinile lor.

Pentru a încheia această mică poveste într-un mod optimist – Jung Lee (un celebru organizator de evenimente) a spus odată „Doar pentru că ai plănuit ceva, nu înseamnă că se va întâmpla”. – uneori, lucrurile ies mai bine decât te-ai așteptat/planificat și asta este frumusețea absolută!