de Victor Georgescu, M.I.C.E. Division Manager

Organizarea conferintelor din cadrul companiei tale este o provocare repetitiva pentru echipa de management si pentru managerii de divizii implicati in acest proces. Spicuim printre principalele argumente pe care le-am cules din piata pentru a va prezenta cele mai importante:

– La fiecare editie, trebuie gasite noi metode si activitati prin care implicam participantii in agenda si obiectivele conferintei. Expunerea la agende repetitive, la discursuri lungi etc. plictiseste participantii reducandu-le abilitatea de a-si insusi puncte de invatare. Intr-un articol trecut mentionam importanta crearii unei experiente.

– Participantii cer din ce in ce mai mult de la eveniment. Pe masura ce oamenii se obisnuiesc cu un nivel de calitate, ei vor cere din ce in ce mai mult – este in natura umana! Am invatat acest lucru si din rezultatele cercetarii Deloitte despre capitalul uman.

– Bugetele au tendinta de a ramane (in cel mai bun caz) constante. De la an la an, companiile observa indeplinirea obiectivelor unei conferinte folosindu-se un buget anume. Gandirea logica a companiilor le previne din a creste acest buget.

Asadar, provocarea este de a crea experiente diferite, potrivite persoanelor participante si actualizate in continuu la contextul companiei, intr-un buget care nu poate creste gradual. Astfel, ajungem sa folosim instrumente din sfera creativitatii, a tehnologiei sau chiar din team building, aplicand cunostinte concrete despre mediul social si economic al angajatului si al companiei. Aceasta provocare este una complexa, pentru orice echipa isi asuma rezolvarea ei!

Daca alegeti organizarea conferintelor cu o agentie specializata, puteti pleca de la premisa ca organizatorul este la curent cu tendintele din industria evenimentelor, are mai multe relatii de parteneriat in piata si isi bazeaza solutiile propuse pe experiente demonstrate anterior.

Daca alegeti organizarea conferintelor cu o echipa interna, aceasta se va conecta mai usor la nevoile participantilor, vor cunoaste mai bine statutul curent al companiei si le va fi mai facil sa conecteze atmosfera conferintei la cultura organizationala (presupunand ca aceasta cultura este puternica si cunoscuta de catre angajati).

Pe de alta parte, organizarea cu o echipa interna presupune dislocarea acelor persoane de pe rolul lor principal si recalibrarea prioritatilor zilnice. Pentru angajat poate fi ori o schimbare binevenita, ori dimpotriva, in functie de personalitate, dar si de cum ii este prezentata aceasta oportunitate.

In final, asa cum ati observat, nu am abordat subiectul bugetului. Motivul este simplu: am vazut cazuri foarte variate – de multe ori organizarea unui eveniment cu o agentie nu creste bugetul, pentru ca marja organizatorului este contrabalansata de preturile mai bune pe care acesta le obtine. La fel, exista multe cazuri in care o echipa interna ajunge sa renunte cu o mai mare usurinta la anumite elemente de calitate a evenimentului, cu scopul incadrarii in buget.

Ce am invatat noi? Fiecare caz este diferit si trebuie tratat ca atare, dar cel mai sanatos este sa antamati cel putin o parere avizata a unei agentii de evenimente atunci cand luati decizia cu privire la cine este organizatorul perfect pentru aceasta editie a evenimentului vostru!