Intalnirile echipelor sunt momente speciale create fie pentru a da un boost de energie echipei, fie pentru a face planul de actiune pentru urmatorul an, fie invatare sau toate cele mentionate. Intalnirile echipei de management sunt mai deosebite pentru ca pe langa cele mentionate poate este nevoie de un shift al gandirii, subiectele pot fi mai sensibile sau poate evenimentul este printre putinele in care intreaga echipa se reuneste intr-un cadru mai putin formal.

Asadar, stand de vorba cu echipa de business development am aflat despre urmatorii pasi pentru a iti alege locatia potrivita pentru echipa de management

• Pasul #1: Stabilirea numarului exact de persoane care vor participa
• Pasul #2: Durata intalniri – poate fi o intalnire de o zi, o zi jumatate sau un eveniment complex, de exemplu, din care intalnirea ocupa o treime
• Pasul #3: Necesarul logistic – fie ca vorbim de un ecran cu led, un video proiector si un ecran de proiectie, laptop, flipchart sau daca in timpul intalniri se intampla si activitati de teambuilding sau energizer deja vorbim despre o logistica mai complexa
• Pasul #4: Activari sau entertainment – cum mentionam si la pasul anterior, daca in agenda intalnirii este loc si pentru activitati, iti recomandam sa discuti cu locatia daca acest lucru este permis, in ce interval orar si bineinteles daca exista spatiu efectiv pentru acest lucru
• Pasul #5: Accesibilitate – este un aspect foarte important daca echipei i se acorda transport pana la locatie sau este nevoie ca accesul sa se faca rapid prin alte mijloace
• Pasul #6: Planificarea din timp a acestui eveniment – chiar daca te ocupi tu de el, chiar daca il dai catre o agentie, iti recomandam sa il organizezi din timp daca iti doresti sa fie diferit
• Pasul #7: Alte elemente precum mese, cocktail party sau o aranjare specifica a salii sunt aspecte de luat in calcul transmise fie locatiei direct, fie organizatorului evenimentului

Avand in vedere ca in astfel de intalniri discutiile sunt foarte serioase, iar participantii trebuie sa fie receptivi, absorbind cat mai multa informatie, in timp ce sunt relaxati si implicati, locatia si designul evenimentului te poti ajuta in a face acest lucru cat mai eficient. De la lumina natura, la cromatica locatiei sau aerul proaspat, sunt prin aceste elemente.

Daca intalnirea face parte dintr-un eveniment mai complex, este foarte important ca si agenda intalnirii sa fie in concordanta cu conceptul evenimentului, tema sau valorile companiei pentru ca mesajul transmis sa fie cat mai puternic. De exemplu, daca este o companie care pune accest pe sustenabilitate sau energie verde, intalnirea poate avea loc in natura – parc, platou de munte, Gradina Botanica sau sera. Ori daca mesajul este despre putere si despre a face si mai mult, itir recomandam un circuit pe un autodrom.

In Bucuresti sunt foarte multe spatii neconventionale care se pot inchiria pentru a scapa de monotonia unei sali de conferinte – palate, gradini, rooftop-uri sau galerii de arta.

Posibilitatile sunt nenumarate si stim ca in cazul intalnirilor de manageri cel mai important este continutul si cei din organizarea sunt in mare parte preocupati de acest aspect, de structura intalnirii, subiectele abordate, rapoartele si planurile de viitor, de aici si recomandarea noastra de a lasa partea organizatorica in grija expertilor astfel incat chiar si o intalnire seriosa sa fie o experienta de neuitat.