De-a lungul timpului am reusit sa vedem si sa organizam sute de evenimente. Experiente care au expus participantii la foarte multe informatii, content diferit si speakeri impresionanti. Practic, ei plecand cu un bagaj (de informatii) mare.

Intr-o experienta completa de eveniment, mai este util welcome package-ul?

Cei peste 10 ani de organizat evenimente ne-au invatat ca orice posiblitate de a interactiona cu participantii sau de a ii tine engaged intr-un eveniment, reprezinta unul dintre asii din maneca. Iar daca acest lucru este facut cu profesionalism va reprezenta un win-win situation.

#1 Fii creativ

Participantii vad foarte multe informatii pe parcursul unui eveniment, neaplicate imediat sau fara un follow-up, devin inutile.

Astfel, ofera-le posibilitatea ca informatiile primite in cadrul evenimentului sa fie utile, ulterior acestea iti vor fi utile si tie. Gandeste-te la toate flyer-ele sau cataloagele primite de tine, cat de utile ti-au fost? De cele mai multe ori, acestea ajung sa fie aruncate sau sa fie o discrepanta foarte mare intre experienta de eveniment si welcome bag-ul primit.

Iti recomandam sa fii creativ, ceea ce primeste participantul in welcome package sa mearga mana in mana cu experienta pe care i-o oferi. Fie ca vorbim de gadget-uri, tool-uri de business sau un obiect care are insemnatate dar ii este util si in activitatea de zi cu zi.

– – – –  Cauti idei de welcome package? Scrie-ne! – – – –

#2 Creaza o comunitate de oameni cu acelasi interes

Daca, de exemplu, evenimentul tau promoveaza un stil de viata santos sau ai participanti tech savvy sau o comunitate de oameni dornici sa aduca o schimbare in mediul nostru, welcome package-ul ar trebui sa fie in directia aceasta. Si aici, putem sa va oferim cel mai la indemana exemplu – aplicatia de eveniment.

Pe langa faptul ca procesul de registration este mult mai rapid, dar le oferi posiblitatea sa interactioneze intre ei, cu speakerii sau cu echipa de organizare. Da, aplicatia nu se va regasi per se in welcome bag, insa este prima interactiune a participantului cu evenimentul tau in momentul T0.

De asemenea, aplicatia iti ofera date esentiale despre publicul tau, poti deduce comportamente de eveniment si de asemenea, poti crea acea comunitate despre care vorbeam la inceput.

CONCLUZIE

Ca sa raspundem la intrebarea din titlu: DA, welcome package-ul este util, tine doar de tine sa decizi cum va arata si care este scopul lui.

Reprezinta printre primele interactiuni dintre participant si experienta de eveniment. Acesta nu va fi aruncat sau ignorat daca ii aduce valoare adaugata atat pe parcursul evenimentului cat si ulterior – putand fii o metoda extraordinara de follow-up.