Ca organizatori de evenimente ne dorim sa fim mereu cu un pas inainte si sa ne surprindem audienta mereu. Iar pe to do list-ul nostru nu se afla “ceva ce sa se potriveasca tuturor” sau “s-a mai facut”.

Peste 260 de evenimente organizate anul trecut si tot atat de multe motive pentru a ne dori sa ducem experienta de eveniment la un alt nivel. Trecand in revista ce am invatat din organizarea lor dar si ce ne-a placut la altii, lasam mai jos cateva idei pentru a oferi un format interactiv al unei conferinte.

#1 Demo Day

Daca in cadrul companiei tale ai o gama larga de produse si servicii, poti organiza un eveniment de tip Demo Day. Ofera-le clientilor si potentialilor clienti experienta companiei tale. De exemplu, daca ai o comunitate mare pe care in mod normal o tii engaged prin diverse forme de comunicare digitala, dedica-le o zi in care sa ii inviti “la tine acasa”. Fie organizezi un eveniment in-house in care acestia au posiblitatea sa interactioneze cu angajatii tai, sa testeze produsele si serviciile preferate. Fie, organizezi un eveniment intr-o locatie dedicata, in care ai un format de eveniment de tip conferinta si expo.

Noi organizam Universum Inspiration Day. O zi in care invitam persoane din departamentele de HR, Internal Comm sau Marketing pentru a le prezenta toate noutatile in materie de evenimente – de la informatii sub forma de prezentare, speakeri de interes, app-uri si events tech. De asemenea, au loc si activari sau zone expo cu cele mai noi produse din portofoliul nostru.

#2 Eventex: Timp alocat pentru pregatirea Q&A

La cele mai multe conferinte, sesiunea de Q&A este singurul moment dedicat interactiunii dintre participanti si speakeri sau continutul prezentat.

La Conferinta Eventex, moderatoul a invitat participantii sa isi noteze 3 intrebari pe care le au pentru speakerul urmator. Astfel, participantii erau atenti daca speakerul le raspunde la intrebari. Dupa prezentare, speakerul le-a propus celor care nu au primit inca un raspuns sa puna intrebarile prin intermediul unei aplicatii de eveniment. Ulterior, intrebarile cu cele mai multe voturi au primit raspunsurile. Astfel, cele mai multe intrebari si-au primit raspunsul printr-o sesiune de 10 minute de Q&A.

#3 IMEX: inlocuirea prezentarilor cu poll-uri

Am observat ca a devenit un trend ca speakerii sa energizeze audienta folosindu-se de live polls. De cele mai multe ori, acestea reprezinta doar o punte de legatura catre prezentare. Insa, exista si speakeri care isi sustin prezentarea prin intermediul acestor sondaje, iar experienta este cu adevarat impresionanta.

De exemplu, anul trecut la IMEX, Padraic Giligan si Patrick Delaney de la SoolNua au renuntat la orice tip de prezentare si si-au transmis mesajul prin intermediul live poll-urilor. Au inceput prin doua intrebari mai “light” pentru a ii face pe oameni sa devina confortabili cu app-ul si formatul.

#4 Prezentari mai scurte si mai dinamice

Povesteam intr-un articol anterior despre prezentarile speakerilor. Despre cum poti aduce WOW, un proces de invatare mai rapid si un engagement mai mare al participantilor. De la Poster Sessions, PechaKucha 20×20, Ignite Talks sau sesiuni interactive cu mai multi speakeri.

De asemenea, se pot folosi aplicatii de eveniment. Se organizeaza un panel cu 4-5 speakeri si un moderator, iar participantii pot pune intrebari catre speakeri prin intermediul aplicatiei. Astfel, discutia speakerilor este personalizata si in conformitate cu asteptarile audientei.

In functie de obiectivul evenimentului, tipul de audienta si formatul evenimentului poti crea o experienta calitativa pentru participanti. Traim vremuri in care calitatea oferita este la indemana oricarui organizator de evenimente, ai nevoie doar de un minim de informatii despre audienta ta.