de Victor Georgescu

Atunci cand trasam coordonatele unui eveniment, impreuna cu principalii beneficiari ai acestuia, negociem foarte multe aspecte ale evenimentului, de la locatie, catering sau riderul tehnic, pana la elemente de decor, activitati, agenda sau concept al evenimentului. Asadar, observam de fiecare data faptul ca evenimentele sunt sisteme complexe, cu foarte multe „parti mobile”, multe dintre ele chiar pana in ultimul moment.

De multe ori in managementul evenimentelor, diferenta o face echipa de proiect, precum si relatiile de colaborare ale acestora cu principalii parteneri implicati in eveniment (reprezentantii locatiei, cateringului, tehnicului etc.), dar si relatia cu reprezentantii clientului. In acest sistem, fiecare parte vrea sa-si maximizeze beneficiul obtinut, de exemplu: locatia vrea sa includa in oferta cat mai multe servicii; cateringul urmareste sa creasca mai degraba in cantitate, decat in varietate; clientul are nevoie de cat mai multe elemente de impact; tehnicul promoveaza cat mai multe lumini etc. Este de datoria echipei de proiect sa coordoneze toate aceste presiuni in favoarea clientului.

Luand in considerare toate aceste „parti mobile”, deseori se poate ajunge la conversatia despre suplimentarea bugetului pentru eveniment. In aceasta conversatie, este uzual ca reprezentantii clientului sa puna sub semnul intrebarii aceasta nevoie si sa negocieze ori includerea unor elemente extra in bugetul existent, ori gasirea altor solutii pentru incadrarea in buget. Rolul echipei de proiect este sa echilibreze toate interesele prezente in organizarea evenimentului si sa comunice cat mai clar catre client care este impactul fiecarei decizii.

Am avut mai multe ocazii in care ni s-au confirmat beneficiile unei conversatii constructive care provoaca nevoia de extra-buget pentru realizarea evenimentului vizat. Cateodata, aceste conversatii ii ajuta pe toti cei implicati sa inteleaga mai bine care sunt obiectivele evenimentului, sa prioritizeze elementele cu adevarat importante si sa comunice mai clar. Alteori, chiar daca sunt mai rare, aceste conversatii dau nastere unor solutii neconventionale in care se obtine „mai mult, cu mai putin”.

Extra-efortul echipei de proiect, in schimb, este „folosit” in tot acest rastimp. Nu doar prin gasirea (sau cel putin, prin cautarea) celor mai bune solutii personalizate, ci si prin managementul pe termen lung al tuturor partenerilor. Este un caz uzual ca anumite agentii de organizare a evenimentelor sa obtina cotatii preferentiale de la alti furnizori, ca urmare a relatiei calitative avute de cele doua parti. Toti acesti factori influenteaza (chiar direct) bugetul unui eveniment, fiind inclusi in extra-efortul echipei de proiect.

Agentiile de organizare a evenimentelor cu adevarat valoroase trebuie sa acorde din principiu extra-efortul necesar maximizarii impactului, acest lucru fiind vizibil si apreciat de catre clienti. In acelasi timp, incurajam negocierile constructive atunci cand apare problema extra-bugetului, dar este important si pentru clienti ca ei sa inteleaga valoarea pe care o cumpara cu un anumit buget.