de Anna Maza, Event Ambassador

Organizarea de evenimente este despre solutii, oameni si idei. Oamenii care le coordoneaza stiu ca niciun eveniment nu seamana cu altul, iar regulile stricte se pierd in fata clientilor cu cereri complexe, a problemelor aparute in ultimul moment sau al vremii capricioase care ia pe toata lumea prin surprindere in ziua evenimentului.

Insa nimic nu se compara cu satisfactia din sufletul unui organizator in momentul in care evenimentul a iesit perfect, iar clientul devine un colaborator, chiar un partener pe termen lung, deoarece a reusit sa simta increderea necesara. Asadar, in managementul de evenimente, chiar daca persoanele pentru care trebuie sa vii cu solutii iti pot parea solicitante, ele sunt, in realitate, vitale pentru o dezvoltare ampla atat a ta, cat si a companiei.

Clientul cu cereri complexe si asteptari ridicate a devenit un laitmotiv prezent in viata tuturor celor care lucreaza cu oameni, insa noi tindem sa credem ca lucrurile nu trebuie sa fie chiar atat de complicate. Solutia este intotdeauna comunicarea si felul in care aceasta este aplicata fiecarei situatii in parte. Initial, presiunea poate parea a fi prea mare pentru a lucra cu un client greu de multumit. Insa, dupa ce treci de aceasta experienta, vei observa ca de fapt el ti-a adus mai multe avantaje si beneficii decat ai fi crezut, pe cand comunicarea cu oamenii usor de multumit poate sa devina o rutina lipsita de provocari.

Desi poate parea ca un client care iti cere lucruri imposibile te va extenua complet, aceasta experienta te va face de fapt sa te dezvolti, prin faptul ca vei fi deveni mai flexibil si te vei adapta nevoilor lui. Acesti clienti vor cere atat de multe de la tine, incat vei ajunge sa iti schimbi tehnicile personale de comunicare pentru a acomoda intereselor lor. Si cu cat comunici mai mult, cu atat vei deveni mai bun. In momentul in care te confrunti cu o relatie complicata cu un client, ai de fapt numai doua optiuni: fie sa devii mai flexibil, fie sa te retragi. Avand in vedere ca cea de-a doua optiune nu reprezinta chiar o varianta fericita de luat in considerare in comunicarea cu clientii, este necesar sa cauti cat mai multe mijloace de imbunatatire a tehnicilor de comunicare. Astfel poti ajunge sa transmiti exact ceea ce intentionezi si sa te faci complet inteles de catre interlocutor.

In psihologie, se discuta indelung despre principiul oglinzilor, care spune cam asa: relatiile stabilite intre oameni reprezinta o reflexie in oglinda a propriei lor persoane. In cazul relatiei cu un client mai pretentios, e interesant de vazut ce se intampla atunci cand ii oglindim modul de comunicare, ajustandu-ne tonul vocii, vocabularul, poate chiar si limbajul corpului, pentru a ajunge pe aceeasi lungime de unda cu al lor. Astfel, clientul ajunge sa se simta inteles si apreciat de tine, creandu-se un raport favorabil intre voi.

In comunicare, perspectiva joaca un rol major: opiniile oamenilor se bazeaza pe experientele traite de ei pana la momentul respectiv. Raportandu-te constant la nivelul lor de cunoastere si expertiza, vei putea intelege diferentele dintre perspectiva ta si cea a clientului, putand comunica mai bine cu el. De fapt, inveti sa fii un om empatic.

Totusi, pentru a castiga incredere cand negociezi cu un client complicat, nu te vei putea baza doar pe sentimente. Datele si faptele reale iti vor deveni adevarati prieteni, deoarece te vor ajuta sa iti intaresti argumentele si valoarea.

De multe ori, rabdarea poate fi un aliat al organizatorului de evenimente, deoarece ascultand activ, intelegi mesajul din spatele cuvintelor. Astfel, poti sa oferi exact acel element pe care colaboratorul nu a reusit sa il exprime. Confruntarea cu acest tip de clienti poate sa  te aduca in punctul in care sa-ti doresti sa renunti si sa scapi rapid de probleme. Insa, daca reusesti sa te mentii pe pozitii fara a te da batut, vei ramane in urma acestei experiente cu multe lectii de dezvoltare personala pe care le-ai asimilat deja. Si pe langa asta, nici nu a fost nevoie sa platesti pentru acest coaching 🙂

Privind lucrurile din perspectiva clientului, devine evident faptul ca el isi doreste in primul rand sa fie inteles. Este necesar ca el sa simta ca nevoile lui au fost intelese si indeplinite si ca, intr-un final, solutia gasita este cea potrivita. In plus, va ajunge sa aiba incredere in tine, prin prisma eforturilor tale si a comunicarii voastre si va deveni un partener pe termen lung.