Intr-un articol anterior am stat de vorba cu Marius Blajut despre designul unei experiente de teambuilding, insa, #theUNIVERSUMexperience inseamna Teambuilding, Petreceri Corporate, Zile ale Companiei, Competitii Sportive, Campanii de Cultura Organizationala, Activari, Conferinte sau orice combinatie a acestora.

Piata a evoluat foarte mult, Conferintele Corporate nu mai inseamna doar o sala de conferinta din cadrul unui hotel, un coffee break, un ecran 4:3, o prezentare power point cu rapoarte si foarte mult continut. Povestim despre cum s-au imbunatatit lucrurile cu Sabina Poparlan, Event Manager in echipa M.I.C.E.

Q: Care este cea mai mare provocare intalnita in realizarea designului unei conferinte?

Sabina: Cel mai mare challenge, care de fapt este si “motorul” unui organizator de evenimente este sa vii intotdeauna cu ceva nou si WOW! Sa intelegi care este publicul prezent in eveniment si sa reusesti prin elementele pe care le aduci sa ii surprinzi (placut) pe toti.

Pe de alta parte, ne aflam in plin proces de educare, sa spunem, in ceea ce priveste conceptul unui eveniment. Si aici nu ma refer la faptul ca o conferinta are nevoie de un nume, ci la faptul ca impactul creste considerabil atunci cand exista unitate in toate elementele, iar conceptul este declinat pe scena, in decoruri, activari, inclusiv in set-up-ul bufetului. Dar suntem pe drumul cel bun si cu fiecare an care trece piata devine din ce in ce mai competitiva, ceea ce ne face mai constienti si mai atenti la toate aceste detalii.

Q: Cum iei pulsul unei organizatii?

Sabina: Research, research si iar research.

Mai ales daca nu ai o experienta anterioara este important sa-ti cunosti clientul si ce este important pentru el. Cine e, de unde vine, ce-i place, ce a mai facut inainte? Cand mergi la intalnire incerci sa fii atent la tot ce e in jur – cum sunt amenajate birourile, cum e atmosfera, cat de tehnologizat e mediul, cat de colorat etc. Orice detaliu te ajuta sa intelegi care este directia spre care sa te indrepti.

Q: Tabu sau nu – care este impactul bugetului?

Sabina: Este un impact foarte mare. In functie de dimensiunea bugetara iti poti alege foarte bine cu ce mergi mai departe. Cu siguranta un buget mai mare iti permite sa faci mult mai multe lucruri in eveniment – de la decoruri pana la activari internationale, dar asta nu inseamna ca nu poti face lucruri
extraordinare si cu bugete mai mici. Cumva, cred ca aici se vede diferenta in piata. Este o vorba in care eu cred destul de mult – daca era usor putea oricine.

Q: Cum vezi trecerea de la un proiector si un ecran 4:3 la scene, activari si proiectii?

Sabina: Similar cu trecerea de la televizorul alb negru la full HD. Un set-up tehnic complex iti ofera o libertate extraordinara, cu conditia sa stii ce sa faci si cum sa il pui in valoarea. Degeaba ai o sala imbracata in LED, sa zicem, daca din punct de vedere continut ai doar un vizual static si prezentari.

Q: Cum masori impactul unei conferinte?

Sabina: Metoda standard, de masurare a indicilor de performanta post eveniment este cu siguranta foarte exacta. Pe de alta parte, poti primi cu usurinta un feedback la cald in timpul evenimentului daca esti atent la participanti. Cum reactioneaza, cat de atenti sunt, cat de activi? Despre ce vorbesc in timpul pauzei de cafea? Daca vorbesc despre cat de spectaculos a fost momentul Andreei Runceanu sau despre cum a fost sincronizata grafica de pe ecran cu miscarile dansatorilor, atunci stii ca “ai dat lovitura”.

Q: Cum se resimte impactul digital?

Sabina: Cred ca se resimte la fel de mult cum il regasim si in celelalte domenii. Din fericire, digitalizarea ne-a ajutat si ne ajuta de fiecare data sa crestem calitatea evenimentelor prin implementarea activarilor digitale, dezvoltarea sistemului de inregistrare a participantilor care a dus la fluidizarea traficului in evenimente, folosirea sistemelor de live voting in timpul conferintelor. Se resimte puternic, dar intr-un sens pozitiv, cu siguranta.

Un eveniment corporate presupune foarte multa munca in spate – checklisturi, planificari, telefoane si emailuri cu furnizorii, repetitii si double-check-uri. Sabina, care este cel mai multumitor lucru pentru tine, la finalul unei conferinte?

Acel moment cand in timpul evenimentului sau imediat dupa clientul si participantii vin sa-mi stranga mana, sa ma felicite si sa-mi multumeasca.