de Victor Georgescu, M.I.C.E Division Manager

Energia participantilor influenteaza de multe ori calitatea resimtita a evenimentului. Aceasta energie poate fi influentata, de multe ori, de prima impresie pe care particpantii o au la patrunderea in spatiul evenimentului, dar ea trebuie intretinuta pe durata intregii desfaurari a agendei.

Din experienta noastra de organizare a evenimentelor cu numar mare si foarte mare de oameni, am identificat mai multe zone si momente cheie in care dispozitia participantilor se poate strica daca fluxurile acestora nu sunt organizate corespunzator. Asadar, impartasim cateva dintre cele mai importante lectii invatate de-a lungul timpului:

• Inregistrarea la intrarea in eveniment – cozile nu mai sunt la moda

Prima impresie pe care participantii o au la accesarea unui eveniment este din zona de inregistrare. Pentru a evita cozile lungi, care se misca greu, putem instala mai multe puncte de inregistrare, dar si limita numarul de date personale pe care le cerem.

In urma unui eveniment cu peste 700 de participanti, organizat recent, o parte a feedback-ului post-eveniment pe care l-am primit a fost: Ne-am bucurat ca participantii au asteptat mai putin de 15 minute la check-in, avand in vedere ca in anii trecuti s-a asteptat chiar si peste o ora. Dupa ce au fost prost dispusi din cauza intarzierii avioanelor, a fost o reala placere modul in care s-au simtit odata intrati pe “mana” voastra. Aceasta buna dispozitie a continuat peste zi si a contribuit inclusiv la reusita extraordinara a petrecerii de bun venit din seara respectiva.

• Mancarea si bautura nu sunt lucruri pentru care vrei sa astepti prea mult

Toata lumea stie ca atunci cand iti este foame, ultimul lucru pe care il vrei este sa stai la coada pentru a ajunge la mancare. De multe ori, instalarea mai multor linii de servire si a mai multor baruri este solutia potrivita.

In cazul unei lipse de spatiu (generata de locatia evenimentului, de exemplu) sau in cazul in care evenimentul are o agenda organizata cu mai multe sesiuni, in paralel, atunci putem planui masa de pranz in mai multe serii de participanti, si nu pentru toata lumea odata. Astfel, putem obtine si economii venite din folosirea unei cantitati mai mici de mobilier (mese, scaune etc.) Pe de alte parte, trebuie avut grija la numarul de oameni care ajuta la servirea/inlocuirea mancarii la bufet, respectiv la debarasarea meselor.

• Predarea cadourilor la plecarea participantilor

Din ce in ce mai multe evenimente sunt planificate astfel incat participantii sa primeasca un “give-away” la plecare. Este un gest frumos al organizatorului, iar cazul in care asteptarea dupa aceste mici cadouri produce frustrare nu poate fi acceptat. La fel ca la inregistrare, ingramadeala poate fi evitata prin organizarea mai multor puncte de distributie.

Orice ar contine cadoul de final, putem gasi niste criterii de personalizare: fie dupa sex sau marimi (in cazul tricourilor), fie dupa categoriile in care sunt impartiti participantii (de exemplu, dezvoltatorii IT au cutii albastre, managerii de business au cutii verzi etc.) Aceste diferentieri (mai ales cele organizate pe baza unor detalii personale) vor aduce un plus de valoare cadoului si, in acelasi timp, ofera oportunitatea eliberarii mai rapide a zonelor cu potential de aglomerare.

• Pe de alta parte, la petrecere toata lumea va sta cat mai mult impreuna

Tinand cont de toate aceste detalii, nu va recomandam sa cadeti in extrema cealalta si sa supradimensionati alte zone ale evenimentului, fara un efect pozitiv. De exemplu, la petrecere, este indicat sa avem un spatiu cat mai mic (si neaparat unitar) in care sa stea toti participantii. In primul rand, pentru ca la dans toata lumea vrea sa stea impreuna.

Numarul foarte mare de participanti de la un eveniment poate fi privit ca o problema, ca o amenintare pentru reusita evenimentului, dar poate fi privit si ca o oportunitate de a aduce mai mult impact. Noi am invatat sa privim astfel de detalii ca pe niste oportunitati de a face ca evenimentele organizate de noi sa iasa si mai mult in evidenta, sa surprinda participantii si sa impresioneze prin fluenta lor. Si toate acestea, pornind de la ideile de mai sus.