Este evident faptul ca suntem indragostiti de evenimente – va mai aduceti aminte campania #inlovewithevents? Ne plac evenimentele mici, caci sunt concetrate, ajungi sa te cunosti cu toti participantii si contextul acestora este destul de evident.

Ne plac si evenimente mari, caci sunt o provocare. Cand ai de gestionat fluxuri mari de oameni, locatie (sau locatii), sali, activitati, transport si bineinteles continutul evenimentului. Acesta din urma trebuie sa fie indeajuns de variat cat sa acopere interesele tuturor, catchy cat sa capteze atentia cat mai multor participanti dar si concis.

Astazi, povestim despre cum poti crea o sinergie intr-un eveniment de amploare dar si cum putem imbunatati procesul de invatare al participantilor.

CONTINUTUL

De-a lungul anilor am observat cum s-a trecut de la conferintele de amploare traditionale la cele in care se pune accent pe calitatea continutului livrat. Feedback-ul este cel mai la indemana instrument pe care il poti folosi pentru a genera continut util tuturor.

Este atat de simplu, pe langa feedback-ul legat de organizarea intregului eveniment, pune cateva intrebari legate si de continutul agendei – de la speakeri, la prezentarile acestora si ce subiecte viitoare ar fi de interes.

Pe langa faptul ca speakerii si temele acestora te pot ajuta sa ii atragi in eveniment, dar jumatate de efortul de promovare poate fi scutit cu ajutorul acestor informatii.

MAI MULTE SESIUNI

Unul dintre motivele pentru care sesiunile organizate sub forma de evenimente mai mici, cu un public nisat functioneaza pentru fiecare participant, avand mai multe elemente in comun. Evenimentele mari au avantajul ca poti sa segmentezi o audienta mai mare in breakout-sessions. Ulterior acestora se pot organiza paneluri intr-o sala in care sunt adusi toti participantii.

O sala cu 30 de participanti iti permite sa utilizezi un format nu foarte formal. De asemenea, daca designul salii vine in sprijinul procesului de invatare, am putea spune ca impusti mai multi iepuri de odata: sinergia creata in cadrul grupului, conexiunea creata cu speakerul si procesul de invatare.

FORMATUL INTERACTIV

Prezentarile speakerilor pot tine activ interesati sute de participanti daca au formatul potrivit, am dezbatut despre WOW-ul acestora in articolul anterior. De asemenea, un subiect “hot”, de actualitate sau un panel cu speakeri carismatici cu siguranta nu are nevoie de vreun artificiu.

Intrebarile din sala, poate folosind cu throwable mic sau o aplicatie de eveniment care colecteaza si intrebari, pot tine audienta interesata.

IN CONCLUZIE

Pentru a obtine un rezultat potrivit dintr-un eveniment de amploare trebuie sa dedici atentie continutului ce urmeaza sa ajunga la participanti: aduna feedback si creaza sesiuni in functie de nevoile acestora, daca audienta este formata din mai multe tipuri de participanti organizeaza-i in sesiuni mai mici si mai nisate, foloseste-te de tehnologie pentru a livra continut interactiv.

Pentru a te asigura ca iti mentii comunitatea activa poti incheia evenimentul cu o plenara de inchidere pentru a trage o concluzie a zilei respective, a te asigura ca procesul de invatare a fost unul calitativ si ca ai participanti engaged.