Sarbatorile de iarna reprezinta unul dintre cele mai potrivite momente de a darui. Ajutorul oferit celor defavorizati poate avea un impact benefic asupra angajatilor. Initiativele unei corporatii in ceea ce priveste resposabilitatea sociala ajuta la cresterea gradului de constientizare. Fie asupra efectelor produse asupra mediului inconjurator sau asupra bunastarii sociale.

Responsabilitatea sociala a ajuns un trend important si prezent in industria evenimentelor corporate din ultimii ani. Din ce in ce mai multe companii au adoptat acest trend prin diferite metode: crosuri, baluri de caritate sau sponsorizari la evenimente. Noi propunem urmatoarele activitati de teambuilding cu un twist de CSR pentru Craciunul de anul acesta:

FLAT OUT: Sleigh Ride

Flat Out este o activitate de teambuilding in care echipa ta devine un echipaj de Formula 1, pirati sau constructorii unui car. Însa, in varianta “Sleigh Ride” ei vor avea oportunitatea de a crea impreuna sania perfecta pentru Mos Craciun. Echipele vor avea provocarea de a proiecta modele de sanii pe care apoi sa le construiasca folosindu-se de abilitatile de comunicare, inventivitate si munca in echipa. Odata terminate saniile, echipele isi vor decora creatiile cu ornamente de Craciun si vor lua startul in cursa pentru a-si testa masinariile. Twistul de CSR poate fi asigurat prin diverse metode. Prin donarea echipamentelor unor scoli sau unor organizatii filantropice sau prin pariurile castigate si donate ulterior.

TOY FACTORY / BIKE CHALLENGE

Aceste doua tipuri de activitati vizeaza copiii defavorizati din anumite comunitati. Participantii vor crea fie jucarii, fie biciclete ce vor fi donate unor case de copii, activitatea contribuind astfel la bucuria celor ce primesc cadourile si la satisfactia celor ce le-au creat. Insa, pentru a finaliza creatiile, fiecare echipa va primi o serie de enigme de rezolvat, de coduri de descifrat si de secrete. Câteva trebuie dezvaluite pentru a obtine elementele necesare pentru construirea bicicletei sau a jucariei.

COOKING SHOW

In cadrul acestei activitati, echipele vor avea oportunitatea de a trai experienta gatitului sub indrumarea unui chef experimentat. Evident, în stilul celebrului show Master Chef. Cooking Show aduce beneficii atat partiparii ca individ, cat si ca parte a unei intregi echipe. Avand la dispozitie toate ingredientele si ustensilele necesare, participantii vor crea feluri de mancare specifice Sarbatorilor, care ulterior pot fi donate unor organizatii caritabile.

BIG PICTURE

Creativitatea poate fi prilejul potrivit de a aduce in prim plan cooperarea, comunicarea si interactiunea dintre membrii echipei cu ocazia Sarbatorilor de iarna. Astfel, participantii vor colabora pentru a picta o capodopera de mari dimensiuni cu tematica de Craciun. Aceasta fiind de multe ori donata pentru a inveseli peretii unor aziluri sau case de copii. Insa cel mai popular twist de CSR ramane licitarea tabloului si donarea banilor astfel stransi unei comunitati defavorizate.

HORSES FOR CAUSES

O alta activitate de CSR este cursa intre caluti-balansoar. Twistul de Craciun poate fi acela de a-i decora pentru a deveni renii Mosului. Participantii sunt provocati sa urmeze instructiunile specifice pentru a crea calutul-balansoar perfect al fiecarei echipe in parte. Cursele cu acesti caluti sunt un carusel de emotii, adrenalina si suspans. Pentru cei ce se vor intrece, cat si pentru spectatorii care ii vor incuraja. Activitatea se va incheia cu vanzarea calutilor catre participantul ce va licita cel mai mult. Inclusiv pariurile din timpul cursei sunt un mod fantastic de a strange bani pentru caritate.

BARKITECTURE

Barkitecture este o activitate de team building menita sa contribuie la imbunatatirea abilitatilor creative, a colaborarii si a comunicarii participantilor. Toate prin intermediul construirii si decorarii unor casute pentru catei. Aceste casute pot fi donate unor agentii de adoptie pentru catei. Sau pot fi licitate cu scopul de a dona banii astfel stransi unor adaposturi de animale.

FUNK THE JUNK

Aceasta activitate va oferi o experienta muzicala inedita celor ce vor fi participanti. Se vor folosi instrumente muzicale din materiale reciclate ce vor contribui la intregirea unui adevarat spectacol. Twistul de Craciun este asigurat prin faptul ca spectacolul poate fi foarte usor modificat pentru a avea tematica specifica a Sarbatorilor de iarna. Funk the Junk este indreptat in mod special pentru a aduce subiectul reciclarii si al inventivitatii in agenda organizatiilor. Acest energizer all-inclusive ofera posibilitatea ca orice tip de personalitate sa se poata exprima.

Activitatile de CSR implica un efort amplu si niste costuri pe termen scurt ce nu produc un beneficiu financiar imediat. Dar, in schimb, promoveaza o schimbare sociala pozitiva continua. Avantajele acestor activitati se pot observa pe termen lung.  În sensul unei reputatii mai puternice, o rata de retentie a angajatilor mai mare, motivarea acestora, o relatie foarte buna cu organizatiile publice, precum si diferentierea ca brand, inovatia sau engagementul angajatilor.

de Anna Maza, Event Ambassador

Organizarea de evenimente este despre solutii, oameni si idei. Oamenii care le coordoneaza stiu ca niciun eveniment nu seamana cu altul, iar regulile stricte se pierd in fata clientilor cu cereri complexe, a problemelor aparute in ultimul moment sau al vremii capricioase care ia pe toata lumea prin surprindere in ziua evenimentului.

Insa nimic nu se compara cu satisfactia din sufletul unui organizator in momentul in care evenimentul a iesit perfect, iar clientul devine un colaborator, chiar un partener pe termen lung, deoarece a reusit sa simta increderea necesara. Asadar, in managementul de evenimente, chiar daca persoanele pentru care trebuie sa vii cu solutii iti pot parea solicitante, ele sunt, in realitate, vitale pentru o dezvoltare ampla atat a ta, cat si a companiei.

Clientul cu cereri complexe si asteptari ridicate a devenit un laitmotiv prezent in viata tuturor celor care lucreaza cu oameni, insa noi tindem sa credem ca lucrurile nu trebuie sa fie chiar atat de complicate. Solutia este intotdeauna comunicarea si felul in care aceasta este aplicata fiecarei situatii in parte. Initial, presiunea poate parea a fi prea mare pentru a lucra cu un client greu de multumit. Insa, dupa ce treci de aceasta experienta, vei observa ca de fapt el ti-a adus mai multe avantaje si beneficii decat ai fi crezut, pe cand comunicarea cu oamenii usor de multumit poate sa devina o rutina lipsita de provocari.

Desi poate parea ca un client care iti cere lucruri imposibile te va extenua complet, aceasta experienta te va face de fapt sa te dezvolti, prin faptul ca vei fi deveni mai flexibil si te vei adapta nevoilor lui. Acesti clienti vor cere atat de multe de la tine, incat vei ajunge sa iti schimbi tehnicile personale de comunicare pentru a acomoda intereselor lor. Si cu cat comunici mai mult, cu atat vei deveni mai bun. In momentul in care te confrunti cu o relatie complicata cu un client, ai de fapt numai doua optiuni: fie sa devii mai flexibil, fie sa te retragi. Avand in vedere ca cea de-a doua optiune nu reprezinta chiar o varianta fericita de luat in considerare in comunicarea cu clientii, este necesar sa cauti cat mai multe mijloace de imbunatatire a tehnicilor de comunicare. Astfel poti ajunge sa transmiti exact ceea ce intentionezi si sa te faci complet inteles de catre interlocutor.

In psihologie, se discuta indelung despre principiul oglinzilor, care spune cam asa: relatiile stabilite intre oameni reprezinta o reflexie in oglinda a propriei lor persoane. In cazul relatiei cu un client mai pretentios, e interesant de vazut ce se intampla atunci cand ii oglindim modul de comunicare, ajustandu-ne tonul vocii, vocabularul, poate chiar si limbajul corpului, pentru a ajunge pe aceeasi lungime de unda cu al lor. Astfel, clientul ajunge sa se simta inteles si apreciat de tine, creandu-se un raport favorabil intre voi.

In comunicare, perspectiva joaca un rol major: opiniile oamenilor se bazeaza pe experientele traite de ei pana la momentul respectiv. Raportandu-te constant la nivelul lor de cunoastere si expertiza, vei putea intelege diferentele dintre perspectiva ta si cea a clientului, putand comunica mai bine cu el. De fapt, inveti sa fii un om empatic.

Totusi, pentru a castiga incredere cand negociezi cu un client complicat, nu te vei putea baza doar pe sentimente. Datele si faptele reale iti vor deveni adevarati prieteni, deoarece te vor ajuta sa iti intaresti argumentele si valoarea.

De multe ori, rabdarea poate fi un aliat al organizatorului de evenimente, deoarece ascultand activ, intelegi mesajul din spatele cuvintelor. Astfel, poti sa oferi exact acel element pe care colaboratorul nu a reusit sa il exprime. Confruntarea cu acest tip de clienti poate sa  te aduca in punctul in care sa-ti doresti sa renunti si sa scapi rapid de probleme. Insa, daca reusesti sa te mentii pe pozitii fara a te da batut, vei ramane in urma acestei experiente cu multe lectii de dezvoltare personala pe care le-ai asimilat deja. Si pe langa asta, nici nu a fost nevoie sa platesti pentru acest coaching 🙂

Privind lucrurile din perspectiva clientului, devine evident faptul ca el isi doreste in primul rand sa fie inteles. Este necesar ca el sa simta ca nevoile lui au fost intelese si indeplinite si ca, intr-un final, solutia gasita este cea potrivita. In plus, va ajunge sa aiba incredere in tine, prin prisma eforturilor tale si a comunicarii voastre si va deveni un partener pe termen lung.

de Loredana Stancu, Business Developer Custom Events

Ai putea crede că organizatorii de evenimente nu se plictisesc niciodată. Sau că experimentează lucruri noi tot timpul sau intră în contact cu oameni noi și provocări și toate zilele lor sunt pline de întâlniri, e-mailuri și apeluri telefonice. De asemenea, s-ar putea crede că se distrează foarte mult.

Și nu ai greși deloc?

Dar am ajuns să înțeleg prin propria mea experiență că există mult mai mult decât asta.

Da, într-adevăr, nu ne plictisim niciodată. Nu există două zile la fel pentru mine și, în general, în lumea organizatorilor de evenimente – când avem ore de vârf, stăm în birou din zorii zilei (nu eu, totuși, nu sunt o persoană matinală) până foarte ore târzii (aaaaaaaa eu). Și între timp… avem apeluri cu clienții și colaboratorii noștri, discutăm propuneri și scenarii de evenimente, avem întâlniri cu clienții noștri pentru a obține cele mai bune rezultate din evenimentele lor, căutăm idei noi pe care le putem implementa, găsim locații și distribuim cele mai recente stimulente pentru evenimente.

Unul dintre momentele mele preferate este când facem brainstorming – poate doar pentru a adăuga ceva pentru a personaliza concepte din licența noastră de teambuilding (cea mai mare din lume) și pentru a răspunde mai bine la obiectivele clientului sau pentru a găsi un concept întreg care să fie exprimând tema evenimentului, aspectul vizual & materiale de branding și toate comunicările legate de eveniment.

Pentru că petrecem atât de mult timp împreună la birou sau la evenimente, consider că echipa este foarte importantă. De atâtea ori, participanții ne-au abordat doar pentru a ne anunța că admiră modul în care lucrăm și colaborăm în cadrul echipei noastre. Și știu că vorbesc serios. Pe lângă sfaturile pe care ni le dăm unul altuia, sprijinul atunci când lucrurile nu merg exact așa cum a fost planificat (job de cuvinte), faptul că toți căutăm să îmbunătățim felul în care facem lucrurile și că ne sprijinim unul altuia (și de asemenea clienții ‘) este foarte important pentru mine.

Un alt lucru care îmi place este procesul de organizare a evenimentului. Deoarece fac parte din echipa care aduce noi clienți în universul Universum ^_^, am bucuria de multe ori să văd evenimente uimitoare înflorind din obiective simple și simple, afirmate oarecum vag precum „vrem să ne distrăm” la evenimente complexe, care aduc impact real în organizațiile clienților noștri. De asemenea, ajung să colaborez cu clienți care știu exact ce își doresc și devin consultantul lor în modul de a pune acest lucru mai eficient în scenă și cum să aduc „efectul wow”.

Apoi, elaborăm o prezentare, pentru a expune ideile pe care echipa noastră le-a analizat și testat în atâtea evenimente anterioare (sau nu, ce e tare tare), construim bugetul și ne întâlnim cu clientul pentru a ne împărtăși ideile. Întregul proces este uimitor, aduce provocări și de multe ori ne aflăm în situații în care facem imposibilul posibil. Și apoi nu există niciodată o singură ofertă. La un apel negociezi o locație pentru a obține cea mai bună ofertă pentru unul dintre clienții tăi, în următorul contactezi un vorbitor internațional pentru a pune cireasa pe deasupra activității tale, apoi le oferi un brief colegilor tăi de la departamentul de design grafic . și, de asemenea, începeți o conversație cu alți colegi despre acest nou concept despre care credeați că va funcționa pentru unul dintre clienții dvs. și așa mai departe. Sună nebunesc? Ei bine – este! Dar este și foarte distractiv!

Începeam de la început că ați putea crede că și organizatorii de evenimente se distrează. Acesta este poate motivul pentru care majoritatea dintre noi facem asta și o vom face în continuare – lăsând deoparte toate recompensele profesionale – este important să vă distrați, să vă jucați, să vă bucurați de evenimentele pe care le organizați. Ne distrăm cel puțin la fel de mult ca și participanții, deoarece îi energim și pe ei în timpul evenimentului și menținem miza ridicată în orice moment. De asemenea, când apare oboseala, este important să ai sprijinul colegilor tăi, să te înveselească și să-ți dea energie pentru încă o zi (sau weekend, sau săptămână – în funcție de complexitatea evenimentelor care urmează).

Și apoi… sunt evenimentele. Așa cum a spus unul dintre managerii mei de proiect preferați vreodată, Sabina – „dacă ești stresat în ziua evenimentului, faci ceva greșit”. Îmi plac în special evenimentele de teambuilding de o zi întreagă – îmi place felul în care participanții se adună unul câte unul… cum îi așteptăm cu energie deplină, muzică perfect tare, dans și cum vocea evenimentului (facilitatorul principal) „atrage subtil” „ participanților să facă parte din această experiență uimitoare. Îmi place reticența unora dintre participanți de la început și prețuiesc entuziasmul celorlalți… și cel mai mult îmi place cum oamenii reticenți devin entuziaști până la sfârșitul zilei.

Atunci, pe lângă faptul că clientul tău este fericit și știi că totul este super ok, simți de fapt că misiunea ta este îndeplinită. Când, la sfârșitul zilei, se simt transformați, chiar și doar puțin – și este peste tot pe fețele și în atitudinile lor.

Pentru a încheia această mică poveste într-un mod optimist – Jung Lee (un celebru organizator de evenimente) a spus odată „Doar pentru că ai plănuit ceva, nu înseamnă că se va întâmpla”. – uneori, lucrurile ies mai bine decât te-ai așteptat/planificat și asta este frumusețea absolută!

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

Stii care este cea mai mare greseala in organizarea petrecerii de Craciun? Alegerea tarzie a locatiei.
Pe langa faptul ca sunt companii care isi rezerva locatia cu un an de zile inainte, alegerea intarziata poate genera un buget crescut, compromisuri sau procese intarziate de organizare a petrecerii.

Este bine cunoscut faptul ca locatia este unul dintre cele mai importante elemente in reusita petrecerii.

Inainte sa incepi cautarile de locatie asigura-te ca sunt stabilite:

• Bugetul
• Numarul de participanti
• Tipul evenimentului

Experienta ne-a invatat ca perioada optima de rezervare a locatiei este de 4-6 luni. Cu cat este mai devreme, cu atat este mai bine, avand timp si spatiu mental pentru pregatirea detaliilor care depind de locatie.

De ce este locatia importanta, totusi?

• Costul locatiei

Indiferent de natura evenimentului, locatia are un procent semnificativ din bugetul intregului eveniment. De aceea, cum mentionam si mai sus locatia este unul dintre cele mai importante elemente in reusita unei petreceri.

• Serviciile suplimentare

Este important ca locatia sa ofere intreg suportul pentru reusita evenimentului, de la servicii de catering pana la muzica & dj.

• Spatiul Outdoor

Daca evenimentul tau este conditionat si de activari sau activitati outdoor, acest aspect trebuie luat in calcul inca de la inceput. De aceea, vizionarea acesteia ar trebui sa se faca in timpul in care va avea loc si evenimentul, tocmai pentru a vedea si potentialele interferente, nivelul de zgomot sau traficul din zona respectiva.

• Spatiul de Parcare

Parcarea este un punct usor sensibil, mai ales in cazul locatiilor centrale din orasele mari. De cele mai multe ori detin un numar limitat de locuri de parcare, insa exista si exceptii.

• Relevanta Locatiei pentru Conceptul evenimentului

De cele mai multe ori, petrecerile de Craciun sunt cu tematica. O locatie precum Biavati este potrivita pentru un B&W Party, club ONE pentru Alice in Wonderland sau Fire&Ice, Rockstars sau Hollywood ne trimit cu gandul la HardRock, si acestea sunt doar cateva exemple.

Cu siguranta un numar limitat de locatii se potrivesc cu evenimentul tau si un numar si mai mic ajung sa fie pe short list pentru vizionare, ca in final una sa fie cea mai potrivita.[/vc_column_text][mk_button_gradient dimension=”flat” size=”x-large” corner_style=”rounded” grandient_color_from=”#8224e3″ grandient_color_to=”#ffffff” grandient_color_angle=”horizontal” text_color=”dark” url=”https://www.universum.ro/corporate-party/” target=”_blank” align=”center”]Alege tema petrecerii tale[/mk_button_gradient][/vc_column][/vc_row]

de Nicole Ungureanu, Business Developer Custom Events

„Povestea mea cu Universum începe de fapt acum câțiva ani, mai exact în 2014, când am ajuns la București pentru o scurtă ședere, după o perioadă de 10-11 ani la Doha, Qatar. Așa că mai întâi, permiteți-mi să spun câteva cuvinte despre aventurile mele la Doha Așa că, răbdați-mă pentru o vreme…

În timp ce eram în Doha, plănuiam conferințe globale precum Congresul Mondial al Petrolului, Coliseum (Locații sportive ale lumii), evenimente ale Fundației Qatar și multe altele… Nu ca să mă laud, dar am avut o experiență de carieră grozavă, o experiență de viață grozavă plină de „aventuri” dacă pot să le numesc. Am întâlnit și am interacționat cu o mare diversitate culturală, am întâlnit oameni pe care nu mi-am visat niciodată că i-aș face, precum Michio Kaku (serios?!? Nu știi cine este el? Oh, haide, uită-te) sau vorbind cu președintele Trinidad și Tobago despre părerea mea politică despre Qatar… cine ar fi putut visa la asta?!

Toți acești oameni minunați, dar atât de umili, erau atât de accesibili și arătau atât de normali în Qatar, nu ca în restul lumii. Acolo nu era nicio rigiditate, nici stăpâni, nici oameni aroganți, toată lumea era respectuoasă și umilă. Am învățat că nu există un singur mod corect de a face lucrurile. Este doar o chestiune de creativitate și de gândire.
Acum înainte rapid în momentul în care verificam posibilitatea de a mă muta în București în 2014 și navigam pe piață analizând cum sunt agențiile de evenimente, aici. Am făcut o cercetare, am verificat toate agențiile și așa am dat peste Universum Events. Mi-a plăcut faptul că, a existat o agenție care face evenimente interesante și am fost uimit că avem așa ceva în România. Le-am verificat de câteva ori site-ul și le-am scris că sunt interesat să colaborez; din nou, și din nou, și din nou. Am făcut asta, de câteva ori timp de 2 ani… (mi-am dorit atât de mult să lucrez cu Universum!!!) Mai târziu, (anul trecut) am primit chiar și un răspuns! Partenerul de conducere „Cristian Hossu” spunea că așteaptă cu nerăbdare să colaboreze, dar ghiciți ce?!? Nu a fost momentul potrivit pentru mine, din moment ce nu mai eram la București pe vremea aceea. Prin urmare, șansa mea de a lucra cu această organizație minunată pe care o urmăream cu mare interes, a ieșit pe fereastră…! Trist și dezamăgit, am început să primesc oferte în Europa și am decis să mă mut în Franța pentru o altă aventură de viață, care a fost! Distractivă și totuși plictisitoare m-am trezit în Aix-En-Provence, având dificultăți de cazare acolo, așa că am decis să mă mut și să aplic pentru Australia sau Olanda. Am avut o mulțime de interviuri, dar niciunul nu a fost ceea ce mă așteptam, când, din senin, am primit un beeery? răspuns întârziat la unul dintre e-mailurile mele trimise către Universum în anul precedent sau cam asa ceva?))

Mail-ul a fost trimis la ora 6 dimineata, din nou, de la „Domnul” Cristian Hossu, cerându-și scuze pentru răspunsul întârziat și pentru faptul că el/Universum este atât de ocupat, dat fiind faptul că la acel moment se afla încă la birou O.o.
E amuzant cum viața nu te lasă să rătăci prea mult timp, înainte de a te prinde și de a te trage înapoi pe drumul cel bun.

Momentul acela în care crezi că știi ce vrei, dar viața știe mai bine!

Îmi împachetez din nou lucrurile și mă întorc la București a fost o provocare uriașă de adaptare, dar am fost atât de încântat să lucrez într-o echipă grozavă de 60 de oameni și să încep un nou capitol și o nouă provocare a vieții!
Acum, iată-mă, învăț să mă provoc în timp ce provoc viața în noi aventuri!

Mesaj aprobat de NicOwl”

de Ioana Neagu, Business Developer Custom Events

Zilele celor din lumea evenimentelor se impart cam in doua tipuri, zile obisnuite, si zile extraordinare – spunea Marius in filele din jurnalul lui.

Asa este si ziua de astazi, extraordinara, cand dupa o Miercuri lunga si frumoasa, iau cina cu o prietena din adolescenta si ma bucur cu nostalgie de discutii relaxante si depanari de amintiri.

Ea ma intreaba ce inseamna pentru mine organizarea de evenimente.

Incep prin a-i povesti cum am descoperit hashtag-ul #viata_la_universum si cum nu a durat mult pana am inteles ce inseamna… prietenie, suport, grija, creativitate, efort, incredere, rasete cu lacrimi, bucurie si daruire. Mai inseamna si stres, deadline-uri stranse, momente mai grele si lipsa de somn… dar sunt un pachet care merita din plin… pentru frumusetea si bucuria de a vedea rezultatele muncii tale…

Am insumat pana acum mii de zambete ale participantilor pentru care am conturat povesti care mai de care mai zurlii, colorate si vesele. Colectionez multumirile sincere, nu ca pe un trofeu ci ca pe fericirea de a darui. Adun frenetic note de 10, nu ca mi-au lipsit in studentie, ci pentru ca stiu ca am adus multumire peste asteptari.

Ai mancat ceva azi? Esti bine? Cum ti-a fost ziua? Nu sunt doar intrebarile mamei mele, ci si a familiei Universum. A fiecarui coleg cu care am impartasit atatea momente deosebite – a fost raspunsul  la intrebarea “Cum sunt colegii?”

Continuand seara, prietena mea m-a intrebat ce fac cand am o zi mai grea si i-am spus ca din cand in cand, imi notez la sfarsitul zilei, momentele minunate.

Continuand relatarea, descopar ca notitele erau legate in foarte mare parte de prieteniile de la birou, ajutorul acordat, increderea oferita, energia transmisa, sprijinul si simtul umorului. Rasfoind in amintiri, am mai gasit si testimonialele in care eram asemuiti cu ajutoarele lui Mos Craciun pentru bucuria pe care am oferit-o in evenimentele din preajma Sarbatorilor sau cuvinte precum “ati oferit experiente pe care nimeni nu se gandea ca le poate trai”.

Zambind si foarte emotionata, prietena mea a intrat pe site-ul nostru si m-a intrebat entuziasmata ce inseamna arhitectura de eveniment.

Am zambit frumos si am zis ca inseamna bucurie, energie, creativitate, munca, intelegerea nevoilor, ascultare, intrebari, analiza, zambete, fericire, obiective, distractie, atentie, lucru in echipa,

Am explicat totusi si mai concret de atat. Pentru mine bucata mea de arhitectura de eveniment inseamna procesul de la brief-ul “vrem ceva WOW” la feedback-ul “a fost peste asteptarile noastre, sincer multumim pentru tot!”.

Inseamna analiza obiectivelor in detaliu, intrebari pentru a scoate la iveala nevoile nedescoperite sau neintrerpretate ca fiind pain points.

Inseamna ascultare, prietenie, deschidere, flexibilitate, creativitate si maleabilitate. Inseamna ajutor si buna vointa. Inseamna intelegere in momentul in care apar schimbari si respect pentru munca fiecaruia.

I-am explicat ca noi luam fiecare cerinta din brief-ul clientului si il transformam in realitate, ca un regizor iscusit. Inseamna a construi o poveste in care participantii intra sceptici si ies prieteni, avand o experienta comuna despre care povestesc tuturor mult timp dupa ce evenimentul a luat sfarsit.

I s-a parut foarte interesant si m-a rugat sa ii povestesc mai mult.

I-am spus ca fiecare cerinta este diferita si fiecare client are nevoi specifice. Trebuie tratate toate cu grija pentru a produce efecte in timp si de lunga durata.

Apoi i-am povestit cat de multi imi place sa merg la proiectele conturate de mine pentru a vedea pusa in scena povestea pe care am construit-o cu rasete si glume alaturi de clientii mei, cu idei generate la birou si oriunde in afara lui.

Dupa ce am mai povestit despre zilele studentiei si profesorii exigenti, m-am surprins uitandu-ma pierduta la grinzile din localul unde ne aflam si cum am putea organiza un eveniment acolo. Intrebandu-ma daca ma gandesc la munca, i-am raspuns:

Inca de la inceput, nu am simtit ca fiind munca pentru ca este tot timpul cu tine. Iesi intr-o cafenea boema si vezi un loc atat de dragut pentru un Big Picture sau mergi la o piscina unde s-ar potrivi atat de bine un Flat Out: Afloat. Nu ai cum sa te detasezi and that`s the beauty of it. Nu esti niciodata singur, esti plin de idei si simti cum creativitatea se impleteste cu solutiile fezabile pentru a putea satisface toate cerintele.

Ii mai povestesc ca imi este greu sa spun ca am client pentru ca nu am… am prieteni care ma intreaba cum a fost in concediu, ce am vizitat, daca ma duc in week-end la concert sau daca mi-am gasit apartament. Asa cum si eu ii intreb cum a fost prima zi a lui Rares de scoala sau daca s-a facut bine bebelusa Sofia.

Fericita ca m-a gasit atat de multumita dupa ani in care nu ne-am vazut, amica mea m-a intrebat ce ma motiveaza. Am zambit si am spus ca ma bucura schimbarile pe care le pot provoca. Am continuat cu o scurta poveste despre cum la 6 luni dupa un teambuilding am fost sunata cu un HR Manager care ne-a multumit pentru tot deoarece descoperise ca o persoana importanta din companie voia sa plece, iar acel teambuilding organizat de catre noi, l-a facut sa simta din nou aparteneta la grup si a regasit motivatia si bucuria de a fi alaturi de colegi si nu numai ca a ales sa ramana, dar a si avut o serie de initiative inovative care au produs schimbari la randul lor. Si atunci am realizat ca totul a pornit de la ‘’vrem sa comunicam si sa ne cunoastem mai bine’’.

Fiecare zi este o provocare si nu ma plictisesc niciodata. Ma agit, ma stresez uneori, ma bucur, rad cu lacrimi sau ascult muzica la maxim in casti ca sa ma pot concentra de rasul altora. Toate sunt atat de frumoase si ma bucura in fiecare zi.

Povestindu-i despre alte planuri ale vietii mele si cum in timp ce imi aranjez apartamentul si il fac cum vreau sa arate, ma gandesc la cuvintele lui Cristi si zambesc pentru ca realizez ca asta fac in fiecare zi:  “Universum este locul unde impreuna construim mediul pe care il dorim si cum vrem ca acesta sa arate”.

Seara se incheie cu voie buna si cu un lucru pe care il simt si vreau sa il transmit mai departe –  Multi oameni intreaba cat castigi? Eu ii intreb… ce castigi? Pentru ca asta simt ca fac zilnic… castig prietenie, incredere, fericire, multumire si dezvoltare.

de Marius Blajut, Project Manager & Senior Trainer in Divizia de Teambuilding

Zilele celor din lumea evenimentelor se impart cam in doua tipuri, zile obisnuite, si zile extraordinare.
Cele extraordinare sunt, evident, zilele de eveniment. Fie ca e conferinta, petrecere, zi de companie, team-building sau training, viata devine o scena, si capata un alt registru emotional pentru toti cei implicati – organizatori, participanti, clienti, furnizori, colaboratori.

Tot atunci se vede in lumina reflectoarele si rezultatul celorlalte zile – a celor obisnuite, care de fapt sunt foarte importante si pregatesc terenul. Si, desi obisnuite, nu prea seamana una cu cealalta! Proiecte diverse cu clienti diversi, contexte si activitati creative, asta inseamna ca intr-o zi putem crea o replica dupa tronul din “Urzeala tronurilor” sau dupa o barca din “Piratii din Caraibe”, in alta reparam viori, cumparam masti, testam o aplicatie noua, cream tot felul de vizualuri, sau gandim intreg flow-ul pentru un eveniment de 2 zile. Evident nu le facem pe toate cu mana noastra, avem puzderie de colaboratori, cu care facem lucrurile sa capete contur.

Toate zilele obisnuite au insa cateva elemente comune – dam emailuri, telefoane, vizitam locatii, pregatim prezentari, logistica, agende de eveniment, meniuri etc. Evident, suntem in contact cam tot timpul cu cei pentru care pregatim evenimentele, clientii nostri, precum si cu cei care ne ajuta sa la aducem la viata, furnizorii si colaboratorii nostri. Toate astea pentru un eveniment reusit, de ce nu, chiar peste asteptari!

Cum a fost ziua mea astazi? Ei bine puteti vedea in colajul de mai jos.

De Lavinia Sfetcu, Marketing Manager, Custom Events Division

De 3 ani de zile de cand sunt in echipa UNIVERSUM, nu a trecut nicio zi fara sa invat ceva, fara sa intalnesc cel putin un om frumos si sa lucrez cu profesionisti, dar ceva este constant si anume ca nicio zi nu e la fel.

Cu acest lucru in minte… pornim in aventura de 4 zile pe care am experimentat-o alaturi de o parte din echipa de Evenimente Custom.

12 – 13 Iulie, Romania – Serbia – Croatia – Slovenia

“Punctul de intalnire a fost sediul nostru. Ora 5.30 AM. Cu voie buna, cafea, muzica si… bineinteles un selfie, am plecat spre Bled, Slovenia.
Drumul a fost superb, cu glume, cu lacrimi de ras, cu bancuri, cu povesti din adolescenta, cu povesti de la proiecte, cu opriri pentru a reintregi echipa – fiind multicei, ne-am impartit in 2 masini. Iesirea din Romania am facut-o vizitand cu privirea si Cazanele Dunarii, un loc superb pentru a lua si masa de altfel.”

Roadtrip-ul a fost plin de aventuri (despre care povestim si azi cu un mare zambet pe fata), fotografii, povesti despre noi si despre proiectele in care am lucrat, nenumarate melodii fredonate si dansate, lectii invatate, bancuri spuse si ore de somn in masina.

“Ajunsi in Bled undeva aproape de miezul noptii, ne-am cazat si ne-am dus sa mancam ceva la o terasa din centrul orasului. La masa am facut planul de bataie pentru a lua cat mai multe din experienta Conferintei EuroMeeting Zone a celor de la Catalyst Global. Nu ne-a trebuit mult pana sa adormim, obositi fiind de pe lungul drum de 19 ore.”

Conferinta a venit cu un content calitativ pentru fiecare participant din sala. Pe langa noi produse adaugate in licenta, produse deja existente si imbunatatite, tips & tricks despre cum sa facilitezi activitatile… pe langa toate acestea, avem si oamenii. Oameni extraordinari cu functii cat mai diverse, de la CEO ale celor mai mari agentii de teambuilding din Europa, la Project Manageri, Business Developeri si Marketeri. Fiecare discutie pe care o aveam a adus un plus de valoare.

“Dupa ce s-a terminat prima zi de conferinta, cei de la Catalyst Global ne-au pregatit o plimbare cu barca pana la Insula Bled si apoi o cina la Castelul din Bled. Cina s-a lasat cu surprize, printre care si Gala pentru cele mai performante agentii din reteaua europeana.

“Guy Baker: And the award for Inspirational Marketing goes to… UNIVERSUM Events! […]”

Un amalgam de emotii m-au napadit. O bucurie atat de mare m-a imbratisat incat singurul lucru pe care l-am putut spune a fost un sincer “Thank you!”. Asezasem premiul primit pe masa si il priveam, iar in mintea mea s-a derulat intreg filmul pregatirii Universum Inspiration Day – intalniri de brainstorming cu echipa, intalniri de planificare cu Sabina, materialele create, sedintele si telefoanele date de fetele din departamentul de Business Development, munca la fiecare detaliu a intregii echipe, ziua de setup, pregatirea fiecarui coltisor din TNB, discutiile cu echipa de foto-video, un ultim dry-run cu echipa, facilitatorii pentru Puppet Masters si Beatsworks entuziasmati, participantii curiosi care erau intampinati de mimi, speech-ul lui Mark si al lui Yves, entuziasmul lui Cristi, imbratisarile de la finalul evenimentului si bucuria fiecarui om din echipa.”

14 Iulie, Slovenia

A doua zi de conferinta a fost, in mare parte, despre SMarketing (Sales + Marketing). Am luat parte la testarea unor produse noi si un brainstorming pentru cum putem face lucrurile si mai bine din punct de vedere al relatiei Sales & Marketing.

“Ziua de Conferinta s-a terminat in stilul nostru. Pe terasa pensiunii unde eram cazati o buna parte din noi, ne-am intins la vorba pana tarziu in noapte. Discutiile au fost despre ce ne-am luat din intreaga conferinta, cum putem sa ne folosim de informatiile primite pentru a duce la nivelul urmator fiecare proces.

Mi se pare genial modul in care alegem sa invatam. Cum dezbatem fiecare subiect. Cum fiecare mic detaliu ajunge sa fie un subiect de cateva minute bune, in care daca ajunge sa ramana in picioare dupa ce este challengeuit de fiecare dintre noi, cu siguranta este o idee buna.”

15 – 16 Iulie, Slovenia – Ungaria – Romania

“Inca de dimineata stiam ca o sa fie o zi lunga petrecuta in masina, de aceea ultimele cateva ore pe care le-am mai petrecut in Slovenia au fost despre vizite, fotografii si experientele oferite de Bled. Urcati in masina… am pornit catre Romania mai motivati, mai increzatori, mai puternici pentru planurile noastre in Universum.”

Pentru mine experienta din Slovenia a fost una care a umplut cateva pagini din jurnalul meu – aici relatand doar fragmente. A fost o experienta pe care am considerat-o o calatorie initiatica, precum cea a personajelor din romane pe care le studiam la scoala.

de Tibi Grigore, Teambuilding Division Manager

Gandul zboara departe. Parca era ieri , undeva la Sinaia. Se lasa seara si echipa incepe sa se adune.
Ne salutam, ne bucuram ca ne gasim iarasi impreuna si punem la cale evenimentul de maine. O zi de outdoor Olympics cu 100 de participanti .

Seara abia incepe. Bonding si discutii. Momentul in care echipa de proiect se formeaza. Primim des feedback ca ne intelegem din priviri, dar rar se intreaba cineva cum se intampla acest lucru. Sinergia echipei de facilitatori este unul din obiectivele nescrise ale oricarui teambuilding.

In momentul in care 36 de facilitatori trebuie sa se sincronizeze la minut, dincolo de o buna planificare, tehnologia care ne ajuta sa facem lucrurile mai usor si Main Faci aka MC-ul evenimntului, ultimul dar nu cel din urma element din puzzle este gradul de coeziune si energia echipei de facilitare.

Zboara inca un gand in trecut cand cineva imi spunea ca facilitatorii nu ar trebui sa se distreze mai bine ca participantii. Unul din miturile demontate de-a lungul timpului. Facilitatorii trebuie sa se simta cel putin la fel de bine ca participantii. Ei sunt gazdele evenimentului si ‘musafirii’ trebuie sa se simta confortabil in casa lor.

Ne-am luat la povesti si s-a lasat seara. Nu mai stiu cand am adormit, dar e dimineata.
Soarele incepe sa rasara peste poiana frumoasa in care se intampla activitatile.

Echipa de logistica munceste de zor pentru ca atelierele sa fie gata cu mult inainte sa vina participantii.

Incepe dry run-ul facilitatorilor si cand totul pare ca merge ca pe roate si suntem prea relaxati apare un challenge – unul din autocarele care aducea participantii la eveniment s-a stricat.
Nu stiu ce inseamna elevator speech pentru altii, dar pentru mine sa gasesc in 10 minute un autocar care in 15 sa fie in fata hotelului a fost elevator speech.

Sa ajungi la regia de transport Sinaia in 2 minute, sa vina managerul in 5 si sa mai ai 3 minute la dispozitie in care sa-l convingi sa trimita un autocar acolo in urmatoarele 3 suna a elevator speech.

Daca am invatat un lucru din povestea asta este ca orice se rezolva atata vreme cat esti deschis la solutii si ai incredere in ceea ce iti doresti. Si in oameni. Cata vreme esti bine intentionat si ai o atitudine orientata spre solutii, problemele devin provocari care fac joaca mai interesanta.

Din nou ne prinde seara la Sinaia. Sarbatorim ziua care tocmai s-a incheiat. Clientul este fericit, echipa este fericita si un singur lucru mai lipseste – Ce invatam de aici ?
Faptul ca am avut un challenge si am putut sa-l gestionam rapid a fost pentru ca totul a fost in place mult inainte sa inceapa evenimentul. A fost pentru ca echipa s-a pregatit inainte de eveniment. A fost pentru ca dupa fiecare eveniment ne tragem invatamintele si ne dorim sa ne autodepasim. Nu conteaza ca totul a mers perfect, e important sa vedem ce a mers atat de bine si ce am putea face chiar mai bine de atat.

Teambuildingurile trebuie sa fie fun. Sa ne energizeze. Si sa raspunda obiectivelor de invatare ale participantilor.

Toate par lucruri de bun simt si la prima vedere apare gandul ca nu ai nevoie de un training / teambuilding pentru asta.
Si totusi la fel cum recomandam anumite activitati cu incredere clientilor nostri, la fel le implementam si in echipa noastra.

O data la 3 luni avem planificare, o data pe saptamana avem Superheros Academy in care rulam activitati de teambuiliding si training pentru echipa noastra. Si de fiecare data ne surprindem . Pentru ca oricat de bine ai cunoaste dinamica unei activitati, un joc cu reguli noi ne face sa ne comportam natural si ne surprindem pentru ca fiecare activitate ne creste si acel eu de saptamana trecuta a mai invatat ceva si va reactiona mai bine intr-o situatie noua.

O zi din viata unui organizator de evenimente este de fiecare data o poveste. Cu personaje care se aduna. Cu intriga si deznodamant. Si fiecare poveste buna ne inspira sa ne autodepasim.
Si sa ne intrebam cu cine o vom scrie pe urmatoarea. Pana atunci sa avem o saptamana excelenta, plina de inspiratie.

de Sabina Popârlan, Project Manager M.I.C.E. Division

Suna ceasul. E joi si e 5:45. Nu sunt deloc o persoana matinala, doar ca astazi se anunta o zi lunga; deseara plecam la eveniment. In timp ce ibricul sfaraie pe aragaz, inca pe jumatate adormita, imi fac in minte to do-ul de astazi.

In mare, este despre evenimentul care urmeaza, dar strecor si taskuri pentru proiectele care urmeaza si clientii care abia asteapta sa ma intorc saptamana viitoare.
Toata ziua se desfasoara conform planului, cu e-mailuri si telefoane, trecand inca o data prin tot evenimentul. Inca o data, adica de vreo trei ori, pentru ca daca e sa am un defect ala este OCD-ul si faptul ca din “event planner” am retinut ca daca ajungi sa fii stresat in ziua evenimentului, inseamna ca ceva n-ai facut bine.

00:00: toate materialele, bagajele si echipa de proiect sunt “incarcate” in masini. Ne asteapta cateva ore bune de drum, dar suntem obisnuiti ca mare parte din viata sa ne-o petrecem in masini. Dam muzica tare si dansam, radem, dormim sau povestim cateva detalii despre eveniment. Intotdeauna ne gasim ocupatii.

Ziua de dinainte de eveniment nu este niciodata prietenenoasa si te tine in priza de dimineata pana seara. Iti pune cele mai multe intrebari si, uneori, te face sa te indoiesti pentru ca inca iti vin multe idei si este un exercitiu nu tocmai usor sa te convingi ca deciziile pe care le-ai luat pana acum sunt cele mai bune, bineinteles, lasand spatiu pentru mici imbunatatiri.
Fiecare detaliu care apare iti trece prin gand sa-l lasi pentru a doua zi dimineata, dupa care iti dai seama ca mai bine pastrezi acel timp pentru neprevazut. Pentru ca nu exista eveniment care sa nu implice si neprevazutul. Oricat de mult ai planifica si ai trece prin checklist-uri, intotdeauna va aparea cel putin un element pe care nu l-ai luat in calcul sau o modificare, asa ca e nevoie sa fii permanent in alerta.
De ce atata atentie la detalii? Oare nu merge “si asa”? Nu. Clientii tai se asteapta, asa cum e normal, ca tu sa fii mai mult decat un executant. Tu esti un consultant, esti specialistul care ii ofera cele mai bune solutii si idei pe toata perioada proiectului. Cat de confortabil te-ai simti doar sa implementezi, fara sa fii nevoit sa iei decizii si sa cauti intotdeauna alte si alte variante, pana ajungi la cea mai buna? Unde ar mai fi amprenta ta?!

Ziua de eveniment trece fara niciun moment de criza, iar pe masura ce te apropii de sfarsit zambetul ti se intinde pe toata fata. In final, despre asta este vorba. Bucuria participantilor, multumirea clientului si o echipa de implementare fericita sunt cateva dintre lucrurile care anuleaza orice nopti nedormite, stres si momente de panica. Toate la un loc pentru ca evenimentul nu este doar despre Project Manager. Ai nevoie langa tine de o echipa care sa mearga in aceeasi directie, care sa impartaseasca atentia la detalii, pentru ca atunci cand este nevoie sa-ti arate amanunte care, poate, tie ti-au scapat din imaginea de ansamblu. Ai nevoie sa fie langa tine oameni care sa-ti ofere si o alta perspectiva.
Evenimentele au acest dar: cand ies bine sa stearga cu buretele tot ce a fost inainte si te lasa sa pastrezi doar ce poti face mai bine data viitoare.

Duminica, 12:00, ne reluam locurile in masina cu destinatia Bucuresti. Si in timp ce dormi te gandesti la tot ce urmeaza si proiectele pe care le ai in lucru. Un eveniment reusit nu-ti garanteaza nici pe departe ca asa vor fi si celelalte, prin urmare o iei de la capat si iti faci zeci de to do-uri, treci de nenumarate ori prin checklist si ramai in alerta. Orice moment de delasare iti poate fi fatal. Iar scopul este sa livrezi ceea ce promiti: evenimente custom, inedite, cu un client service de exceptie si implementare flawless.

Iar daca titlul va induce in eroare, da, uneori o zi din viata unui PM incepe joi si se termina duminica. Alteori incepe in septembrie si se termina in ianuarie.