Cu fiecare detaliu pus la punct intr-un eveniment mai facem un pas in crearea unei experiente inedite pentru fiecare participant. Fiecare detaliu in plus – inca de la prima interactiune cu evenimentul, si aici facem referire anuntul oficial al evenimentului, pana la ultima informatie primita post eveniment – duce experienta participantilor la un alt nivel.

De fiecare data cand avem de organizat un eveniment cautam noi modalitati de a implica participantii in eveniment. Cream experienta participantului inca de cand primim brieful de eveniment, ne punem in postura lui, cream un traseu imaginar al lui in eveniment si gasim acele twisturi care l-ar face sa retina experienta traita si sa isi aduca aminte adesea de ea.

Mai jos o sa gasesti o lista cu twist-uri care o sa te ajute sa duci experienta traita de participanti la un alt nivel:
1. Sistem de inregistrare la eveniment
In ultimii ani s-a observat o imbunatatire la modul in care se intampla inregistrarea in eveniment. Se renunta incet-incet la listele infinite si cozile interminabile de la intrarea in eveniment. De exemplu pentru o conferinta cu o agenda clara si speakeri diversi, sa oferi posibilitatea ca participantii sa interactioneze intre ei si cu speakerul inainte sau in timpul evenimentului ofera o experienta completa.

2. Giveaways
Au apus vremurile in care participantii erau obisnuiti sa primeasca agende, pixuri sau cani, acum vorbim tot mai des de gadgeturi de genul bateriilor externe sau solare, stick-uri USB sub forme diferite ori boxe wireless, lucruri care sunt aliniate cu tema si mesajul conferintei.

3. Continutul evenimentului
Pentru a castiga toata atentia participantului in cadrul unui eveniment e necesar sa actionezi altfel decat ai facut-o pana acum. Incearca sa dai la o parte prezentarile clasice de tip power point, ori daca vrei poti imbunatati experienta prin intermediul designului prezentarilor. Cum mentionam si in articolul Design Organizational, companiile trebuie sa se alinieze noilor schimbari din industrie.

4. Setup de locatie
Branding-ul de locatie joaca un rol foarte important in conturarea unei experiente complete. Noi le recomandam clientilor ca intreaga locatie sa fie aliniata mesajului evenimentului – de la sala, la foyer sau terasa. De exemplu, in sala putem vorbi de o scena impunatoare aliniata temei evenimentului, in lobby putem avea o activare care sa se preteze si sa provoace participantii sau daca vorbim de un eveniment desfasurat in mai multe zile, iar participantii sunt cazati la hotel, putem lua in calcul un welcome package care sa ii astepte in camera. Este recomandat ca experienta participantilor sa nu se opreasca in sala in care are loc evenimentul, de exemplu am acceptat provocarea sa tinem o conferinta de vanzari in varf de munte, la o altitudine de peste 2200 m.

5. Entertainment
De cele mai multe ori entertainmentul se opreste la o formatie care sa anime o petrecere sau o festivitate. Insa noi nu vrem sa ne oprim aici, cautam solutii out of the box care sa aduca WOW-ul evenimentului, de la momente artistice personalizate evenimentului la props-uri care sa aduca zambetul pe buze, o altfel de Gala Awards, Ziua Companiei sau a Familiei sarbatorita pe marginea unui lac si cu activitati diferite decat un banal barbeque.

Concluzie
In momentul in care faci brieful pentru un eveniment al companiei tale, ridica stacheta! Mergi mai departe cu experienta pe care vrei sa o oferi, iti garantam ca si rezultatele dorite de la participanti vor veni mai repede si inzecit de la ei.

Daca doresti sa aflii mai multe despre cum poti organiza evenimente WOW pentru compania ta, scrie-ne si un consultat in evenimente iti va sta la dispozitie pentru a creiona si implementa evenimente WOW!

De Andrew Fieldhouse, Head of Team Building la Biz Group in Dubai

Care este tendinta numarul 1 a capitalului uman, in 2016?

“Design Organizational: Ascensiunea Echipei”. Poate ca suna ca un titlu de film de la Hollywood, insa a fost identificata in “Deloitte Global Human Capital Trends 2016 report”  ca cea mai importanta tendinta in 2016. Acest raport contine peste 7000 de raspunsuri date de oameni din peste 130 de tari. Motivul pentru care Deloitte face acest raport este: “Specialistii in Human Capital Deloitte utilizeaza la maximum cercetarile, analizele si informatiile industriei pentru a ajuta la proiectarea si executarea programelor de resurse umane, talent development, leadership, organizare si schimbare care permit dezvoltarea performantei businessului prin performantele oamenilor.”

Consideram ca acest chestionar este important pentru noi (implicit si pentru voi) pentru ca reteaua Catalyst Global exista pentru a schimba modul in care oamenii gandesc si lucreaza in fiecare zi – performantele oamenilor permit dezvoltarea businessului. Din pozitia de conducere a diviziei de teambuilding a Biz Group, sunt bucuros sa vad ca echipele sunt luate din ce in ce mai serios la nivel global.

Care sunt rezultatele cercetarii?
Raportul are 124 de pagini – dar cum cu totii suntem Modern Learneri care nu vor vizualiza un video mai lung de 4 minute (conform infograficului Bersin by Deloitte):

O sa rezum in 20 de secunde din perspectiva echipei. Numarul 1 in lista este “Design Organizational”. Raportul clasifica, in esenta, primele 10 tendinte in ordinea importantei. Participantii la cercetare au fost rugati sa ia in considerare termeni precum “Invatare”, “Cultura sau engagement” fie ca “oarecum/deloc important” sau “foarte important/important”. 92% dintre respondenti au clasificat ca fi foarte important. Iata 3 puncte esentiale din raport:

• “…directorii executivi vad nevoia de a restructura organizatia… noua organizatie, asa cum o numim noi, este construita in jurul unor echipe extrem de independente…”
• “…pe masura ce companiile devin din ce in ce mai agile si orientate catre client, organizatiile isi schimba structura de la forma traditionala pe modele functionale la forma data de echipe interconectate si flexibile.”
• “Un nou model organizational este in crestere: “o retea a echipelor” in care companiile construiesc echipe independente care lucreaza la anumite proiecte si provocari.”

Ce inseamna acest lucru pentru tine si compania ta?

Iata care sunt lucrurile la care trebuie sa acordam atentie:
Daca crezi ca “acest lucru nu mi se aplica si mie”, mai gandeste-te o data. Lumea se indreapta in directia asta si daca nu asculti si te adaptezi, o sa fii lasat in urma. Ai posibilitatea sa adopti aceasta gandire inca de acum.
Forta de munca se schimba, iar oamenii din jurul tau (in special tinerii) au gandirea colaborativa, cros-functionala si cu tehnologia in prim-planul lor. Valorifica aceasta putere si transform-o in avantajul tau.
In al treilea rand, citand din raport “rata schimbarii a crescut. 50 de ani functionand sub legea lui Moore – nu doar ca a propulsat inovatia tehnologica dar a si crescut semnificativ si ritmul de schimbare in afaceri, un ritm care necesita ca organizatiile sa fie mai agile.” Lucrurile se schimba doar pentru a obtine totul mult mai repede – nu inota impotriva curentului, fii cel care se plimba pe val.

Articol preluat si tradus de la colegii nostri, Biz Group.

Atunci cand participantii sunt implicati activ intr-o conferinta, retin si aplica informatiile luate din eveniment mult mai usor.

Transforma participarea la eveniment intr-o experienta. In momentul in care intreaga lui participare la eveniment se transforma intr-o experienta, participantii iti vor ramane recunoscatori aplicand informatiile livrate.

Prezentarile prind o forma inedita
Stim cat de greu este sa mentii atentia unei sali de 200-300 de participanti in momentul in care prezinti rapoarte sau prezentari ce par interminabile. Tocmai de aceea, iti propunem ca prezentarile respective sa fie prezentate sub forma Pecha Kucha sau Ignite – doua forme de prezentari scurte si dinamice. Acestea limiteaza vorbitorul la conceperea prezentarii in 20 de slide-uri si 20 de secunde (Pecha Kucha) sau 15 secunde (Ignite) per slide. In timp ce aceste prezentari aduc zambete pe fata si capteaza atentia audientei, impactul lor este maximizat de sesiunile de discutii post prezentare cu vorbitorii.

De exemplu, anul trecut, am organizat o conferinta a unui client din domeniul bancar care isi prezenta rezultatele anului precedent si obiectivele anului ce urmeaza in formatul Pecha Kucha. Prezentarile au captat atentia intregii sali printr-o metoda distractiva.

Sesiunea de Q&A
Pentru a evita momentele in care o singura persoana vorbeste si restul persoanelor participa ascultand, lanseaza provocarea ca fiecare sa formeze echipe de cate doi, astfel fiecare are posibilitatea sa se implice ascultand, vorbind si gandind. Intrebarile lansat vor lua forma discutiilor, iar perechile de participanti vor avea 30-60 de secunde pentru a se gandi la un raspuns care va fi discutat in pereche.

Body Voting
Cunoscut si sub numele de Human Graphs, Human Spectrogram sau Continuum Voting, este una dintre cele mai versatile tehnici participative folosite. Practic, speakerul pune o intrebare si ofera un numar determinat de raspunsuri iar participantii trebuie sa se distribuie in sala in functie de raspunsul dorit.

De exemplu, roaga lumea din sala sa se mute intr-un anume loc din sala care corespunde locului unde ei locuiesc sau lucreaza. Odata ajunsi in locul potrivit, invita-i sa se prezinte persoanelor de langa ei, sa ofere cartea de vizita etc.

O alternativa cu twist techy a acestei metode, este Who’s Who – utilizand tablete instalate pe 6 piloni colorati, participantii sunt provocati sa isi exprime alegerile cu privire la anumite teme date. Afla mai multe despre aceasta activitate >>

Schimbarea locurilor
Pentru a incuraja networking-ul intre participantii de la mese, intre doua sesiuni anunta o schimbare de locuri. De exemplu, schimbarea se poate face sub o forma amuzanta, in care fiecare persoana al carui nume incepe cu o litera din prima jumatate a alfabetului sa ia un loc in primele 3 randuri de mese.

In plus, badge-ul folosit de participanti poate fi o metoda creativa de implicare a participantilor. De exemplu, acesta poate contine mesaje care sa incurajeze networking-ul sau apartenenta la un grup.

Te provocam ca pentru urmatoarea conferinta sa folosesti una dintre tehnicile de mai sus pentru a vedea diferenta implicarii participantilor in eveniment.

de Victor Georgescu, M.I.C.E. Division Manager

Impactul unei conferințe, fie ea de prezentare a rezultatelor sau de planificare, este direct proporțional cu înțelegerea subiectelor de către participanți. Mai mult, atingerea obiectivelor propuse depinde de măsura în care participanții își asumă și pot transmite mai departe, în companie, informațiile primite în cadrul evenimentului. Pentru acest motiv, nivelul de implicare al participanților este, de multe ori, vital pentru propagarea informațiilor către nivelele de implementare ale firmei.

Așa cum v-am arătat și la începutul anului, este din ce în ce mai importantă transformarea evenimentelor în experiențe cât mai atrăgătoare și relevante pentru oamenii din sală. De asemenea, este foarte importantă conexiunea dintre contextul construit pentru livrarea conferinței și conținutul acesteia. Câteva dintre metodele noastre preferate de transformare a conferințelor uni-direcționale (în care participanții nu fac decât să stea într-un scaun și să asculte) în conferințe moderne și eficiente, sunt:

• Ruperea monotoniei discursurilor cu activități energizante și adaptate la contextul conferinței. Aceste activități nu au ca efect doar relaxarea participanților (pentru o mai bună concentrare ulterioară), ci și livrarea unor obiective de învățare legate de tematica principală a evenimentului, într-un mod inedit.
• Sincronizarea decorului cu obiectivele conferinței. De exemplu, dacă obiectivele sunt unele ambițioase, de creștere, iar participanții trebuie motivați pentru a fi mai ambițioși, atunci organizarea unei conferințe grandioase, cu un decor spectaculos, cu meniuri și cazare de cinci stele ajută foarte mult la vizualizarea succesului de către participanți.
• Provocarea participanților de a-și asuma un rol activ în desfășurarea agendei. De exemplu, odată anunțat programul conferinței, participanții sunt anunțați că parcurgerea întregii agende depinde de numărul de interacțiuni dintre aceștia și vorbitori. Cu cât mai multe interacțiuni relevante, cu atât mai multe „puncte” acumulate de întreg grupul. Condiționați atingerea ultimelor puncte din program de numărul total de puncte strânse până în acel moment și construiți o pârghie foarte eficientă pentru antrenarea participanților în discuții.

Importanța „ruperii” monotoniei conferințelor crește exponențial pe măsură ce evenimentele companiei voastre devin o realitate din ce în ce mai comună. Pentru a menține interesul treaz este nevoie de ceva nou, ceva ce poate crește impactul întregului eveniment: implicarea participanților în adevărate conferințe-experiență.

Ne marim echipa si nu oricum! Cu 5 oameni super misto!

Planul pe 2016 l-am facut, avem sediu nou cu o mansarda mai mult decat perfecta… insa avem nevoie de inca 5 colegi ca sa facem treaba, treaba!

Asadar, se cauta 5 oameni uber awesome pentru urmatoarele joburi:

1. CORPORATE TEAM BUILDING – Project Manager / Facilitator – un trainer meserias pentru echipa noastra de Team Building –> Aplica!

2. KEY ACCOUNT MANAGER Evenimente Personalizate –  a lucky guy ca vanzari mai frumoase ca la noi mai rar; produse unice, dezirabile si cu un super brand in spate -> Aplica!

3. SALES SUPPORT Evenimente Personalizate  – another lucky guy ca o sa invete de toate si e un prim pas excelent catre lumea evenimentelor; key word: super istet -> Aplica!

4. SALES AMBASSADOR – Bucharest Technology Week si Internet & Mobile World – rol activ in echipa de vanzari bilete pentru cele mai mari 2 evenimente de tehnologie din RO –> Aplica!

5. KEY ACCOUNT MANAGER – Bucharest Technology Week si Internet & Mobile World – rol activ in echipa de sales catre companii -> Aplica!

Puteti sa aflati mai multe despre activitatea noastra pe Facebook si Instagram folosind hashtagul #viata_la_universum.

Abia asteptam sa va cunoastem!

Happy Holidays, from our house to your house! ?? #viata_la_universum

A photo posted by Universum Events (@universum_events) on Dec 23, 2015 at 6:48am PST

Pentru ca este inceputul de an, a venit momentul pentru cel mai dorit articol: Trendurile lui 2016 in materie de evenimente.

Ultimii ani au adus schimbari majore in industria evenimentelor, in 2015 am vorbit despre tehnologie, participanti si solutii end-to-end.

2016 continua sa investeasca in bazele puse in ultimii ani si duce experienta evenimentelor la urmatorul nivel. Asadar, in 2016 industria evenimentelor este despre:

Evenimentele care devin Experiente
In 2016 nu mai vorbim de evenimente… ci de experienta oferita de acestea. Intregul eveniment devine o experienta. In dictionarul expertilor in evenimente, cuvantul “experienta” este foarte prezent, iar intregul arsenal al unui eveniment s-a adaptat in directia aceasta. De exemplu, noile tehnologii de evenimente ofera mult mai multe oportunitati de interactiune, atat in timpul cat si inainte si dupa eveniment, ceea ce transforma totul intr-o experienta.

Crearea unei Legaturi Emotionale intre Brand si Consumatori
Este din ce in ce mai clar vizibil ca relatia dintre consumator si brand nu mai este atat de tranzactionala pe cat obisnuia sa fie. Dandu-i participantului cat mai multe elemente ale unei experiente complete, acesta ajunge sa investeasca emotii in brandul respectiv. De aici si pana la cresterea relatiei de brand awareness si loialitate mai este… doar o experienta de oferit!

Integrarea tehnologiei
Un lucru foarte important pe care industria evenimentelor l-a inteles este automatizarea. Nevoia de a avea mai clar ROI-ul (Return on Investment) unui eveniment dar si salvarea unui timp investit in activitati migaloase a dus la realizarea unor tehnologii care sa automatizeze procesele. Nu doar ca acestea fac viata unui event planner mult mai usoara, dar scot din sistem procese care facea experienta participantilor necalitativa.

Folosirea Aplicatilor de Eveniment
Este din ce in ce mai evidenta nevoia unei aplicatii pentru eveniment. Experienta participantilor devine mult mai completa cu ajutorul acesteia. De exemplu, My Connector, nu doar ca ajuta ca procesul de registration sa fie mult mai rapid ci faciliteaza si interactiunea cu ceilalti participanti la eveniment cat si speakerii. Aplicatie este utila si post-eveniment oferind insight-uri valoroase despre participanti si experienta acestora.

Creativitate
Surpriza sau nu… creativitatea “is the new black”. Tendinta aceasta este permanent prezenta in fiecare an. Daca un lucru sigur este permis in industria evenimentelor, acesta este utilizarea creativitatii. Inca din procesul de design al acestuia pana la momentul desfasurarii, de la set-up-ul locatiei, la denumirile mancarii si al bauturii sau modul de aranjare al barului si modul in care interactioneaza personalul.

Asadar, 2016 este despre mostenirea lasata de 2015: experiente complete, tehnologie si personalizare.

Ne place sa invatam de la:

• Event Farm 
• Event Manager Blog 
• Ungerboeck
• Meetings Imagined