de Victor Georgescu, M.I.C.E Division Manager

Energia participantilor influenteaza de multe ori calitatea resimtita a evenimentului. Aceasta energie poate fi influentata, de multe ori, de prima impresie pe care particpantii o au la patrunderea in spatiul evenimentului, dar ea trebuie intretinuta pe durata intregii desfaurari a agendei.

Din experienta noastra de organizare a evenimentelor cu numar mare si foarte mare de oameni, am identificat mai multe zone si momente cheie in care dispozitia participantilor se poate strica daca fluxurile acestora nu sunt organizate corespunzator. Asadar, impartasim cateva dintre cele mai importante lectii invatate de-a lungul timpului:

• Inregistrarea la intrarea in eveniment – cozile nu mai sunt la moda

Prima impresie pe care participantii o au la accesarea unui eveniment este din zona de inregistrare. Pentru a evita cozile lungi, care se misca greu, putem instala mai multe puncte de inregistrare, dar si limita numarul de date personale pe care le cerem.

In urma unui eveniment cu peste 700 de participanti, organizat recent, o parte a feedback-ului post-eveniment pe care l-am primit a fost: Ne-am bucurat ca participantii au asteptat mai putin de 15 minute la check-in, avand in vedere ca in anii trecuti s-a asteptat chiar si peste o ora. Dupa ce au fost prost dispusi din cauza intarzierii avioanelor, a fost o reala placere modul in care s-au simtit odata intrati pe “mana” voastra. Aceasta buna dispozitie a continuat peste zi si a contribuit inclusiv la reusita extraordinara a petrecerii de bun venit din seara respectiva.

• Mancarea si bautura nu sunt lucruri pentru care vrei sa astepti prea mult

Toata lumea stie ca atunci cand iti este foame, ultimul lucru pe care il vrei este sa stai la coada pentru a ajunge la mancare. De multe ori, instalarea mai multor linii de servire si a mai multor baruri este solutia potrivita.

In cazul unei lipse de spatiu (generata de locatia evenimentului, de exemplu) sau in cazul in care evenimentul are o agenda organizata cu mai multe sesiuni, in paralel, atunci putem planui masa de pranz in mai multe serii de participanti, si nu pentru toata lumea odata. Astfel, putem obtine si economii venite din folosirea unei cantitati mai mici de mobilier (mese, scaune etc.) Pe de alte parte, trebuie avut grija la numarul de oameni care ajuta la servirea/inlocuirea mancarii la bufet, respectiv la debarasarea meselor.

• Predarea cadourilor la plecarea participantilor

Din ce in ce mai multe evenimente sunt planificate astfel incat participantii sa primeasca un “give-away” la plecare. Este un gest frumos al organizatorului, iar cazul in care asteptarea dupa aceste mici cadouri produce frustrare nu poate fi acceptat. La fel ca la inregistrare, ingramadeala poate fi evitata prin organizarea mai multor puncte de distributie.

Orice ar contine cadoul de final, putem gasi niste criterii de personalizare: fie dupa sex sau marimi (in cazul tricourilor), fie dupa categoriile in care sunt impartiti participantii (de exemplu, dezvoltatorii IT au cutii albastre, managerii de business au cutii verzi etc.) Aceste diferentieri (mai ales cele organizate pe baza unor detalii personale) vor aduce un plus de valoare cadoului si, in acelasi timp, ofera oportunitatea eliberarii mai rapide a zonelor cu potential de aglomerare.

• Pe de alta parte, la petrecere toata lumea va sta cat mai mult impreuna

Tinand cont de toate aceste detalii, nu va recomandam sa cadeti in extrema cealalta si sa supradimensionati alte zone ale evenimentului, fara un efect pozitiv. De exemplu, la petrecere, este indicat sa avem un spatiu cat mai mic (si neaparat unitar) in care sa stea toti participantii. In primul rand, pentru ca la dans toata lumea vrea sa stea impreuna.

Numarul foarte mare de participanti de la un eveniment poate fi privit ca o problema, ca o amenintare pentru reusita evenimentului, dar poate fi privit si ca o oportunitate de a aduce mai mult impact. Noi am invatat sa privim astfel de detalii ca pe niste oportunitati de a face ca evenimentele organizate de noi sa iasa si mai mult in evidenta, sa surprinda participantii si sa impresioneze prin fluenta lor. Si toate acestea, pornind de la ideile de mai sus.

Daca este un lucru care ne place enorm este sa “Go BIG, or Go Home”, de aceea raspunsul la provocarea unei experiente de eveniment hibrid nu poate fi decat DA.

Mai jos sunt 6 Aspecte pe care iti recomandam sa le iei in calcul de fiecare data cand vrei sa organizezi un eveniment hibrid.

Pregatire
Despre Event Planning se vorbeste in mod constant si stim cu totii care este greutatea acestuia in reusita unui eveniment. In acelasi timp mai stim ca uneori socoteala de acasa nu se potriveste cu cea din targ, insa de aceea existenta Planului B, C… D, sunt prezente in Planificarea Evenimentelor. In continuarea articolului sunt puncte de luat in calcul in crearea planului de eveniment.

Speakeri, Traineri & Facilitatori
Categoria aceasta este esentiala pentru buna desfasurare a evenimentului. Speakerii care iti conduc Conferinta si fiecare punct din agenda sunt esentiali pentru learning-ul pe care si-l iau participantii. Apoi, daca de exemplu, vorbim despre o simulare de business sau o activitate precum Orchestrate, trainerii iti joaca un rol esential pentru rezultatele finale ale activitatii. Energia facilitatorilor este importanta pentru reusita teambuilding-ului.

Dry Run
Un lucru pe care il facem negresit in UNIVERSUM este un dry run al evenimentului. Plecam din punctul 0 al evenimentului – de exemplu trimiterea invitatiei sau contactare telefonica de exemplu – pana in momentul final. Luam pas cu pas, fiecare treapta pe care o intalneste un participant si ne asiguram ca totul e la locul lui, astfel stim ca nu ratam nimic.

Cunoasterea Audientei
Pentru orice tip de eveniment primul pas pe care il facem este sa aflam cat mai multe despre participanti, de la medie de varsta, profilul acestora si chiar preferinte.

Vocea
Un eveniment hibrid vine la pachet cu o voce diferita, adaptata in functie de agenda evenimentului. De exemplu, o Conferinta de Vanzari, va avea un ton business; pe cand o activitate de teambuilding, aduce cu sine lejeritate si distractie, insa daca vorbim de simulari de business o sa avem cate un pic din fiecare.

Dress Code
Este foarte important si difera de la conferinta, la party sau un eveniment outdoor. Dar hai sa le luam pe rand. In cadrul conferintelor, deobicei, dress code-ul este unul business/business casual. In cazul unei activitati de teambuilding outdoor, se cere o tinuta sportiva, iar in cazul party-urilor, dress code-ul este dat de tematica aleasa sau daca ne gandim la un Picnic… totul e mai lejer :).

IN CONCLUZIE
Evenimentele hibrid devin din ce in ce mai populare, de la conferinte care au componenta de teambuilding, la componenta virtuala. Tu cat de pregatit esti pentru un eveniment hibrid? 🙂

Este prea binecunoscut faptul ca metoda “word-of-mouth” este cea mai rapida metoda de a crea un buzz in jurul evenimentului tau. Una dintre cele mai la indemana metode este sa ai o “armata” de ambasadori ai evenimentului.

Ambasadorii de Eveniment au acelasi rol precum Brand Ambasadorii, exuberanta lor ajuta ajuta la promovarea evenimentului prin viu grai (sau “word-of-mouth”). Experienta in organizarea de evenimente la scala mare, ne-a invatat cat de importanti sunt ambasadorii. De exemplu, pentru Bucharest Technology Week am avut o echipa de 40 de Ambasadori care au creat buzz in jurul evenimentului si l-au dus la nivelul urmator al unei experiente de eveniment.

UMANIZAREA BRANDULUI
Ambasadorii sunt cei care umanizeaza brandul evenimentului. Cei care sunt in punctul in care nu sunt siguri daca vor da “join” evenimentului se vor uita la ambasadori si isi vor gasi raspunsul, deci, intaresc ideea in care ambasadorii iti aduc parte din succesul evenimentului.

Chiar daca ambasadorii de brand sunt asociati, de cele mai multe ori, cu online-ul, nu ar trebui sa ne lasam prada postarilor in Social Media, emailurilor sau articolelor de blog. Trebuie sa tinem mereu cont de prezenta offline, acolo unde este esenta interactiunii umane

SUNT PARTE DIN ECHIPA
Ambasadorii de eveniment sunt parte din echipa ta si trebuie tratati ca atare. Ei transmit entuziasm printre participanti si iti promoveaza experienta de eveniment pentru ca ei insusi o vor trai. Statutul lor de Brand Ambasadori trebuie marcat astfel incat ei sa se diferentieze in multime – accesorii, badge-uri personalizate sau tricouri sunt doar cateva idei. Relatia organizatiei cu ambasadorii trebuie sa fie mutuala, ei sa creada in misiunea ta, in eveniment iar tu sa sa crezi in ceea ce pot face ei pentru tine.

COMUNICAREA ESTE CHEIA
Poate ca suna cliseic, insa un lucru interesant despre ambasadori este ca ei sunt parte din ambele “lumi”. Sunt buni observatori ai procesului de engagement al participantilor pre si in timpul evenimentului, asa ca o recomandare din partea noastra este sa ii asculti, iti pot oferi informatii si sugestii foarte importante. Si, o spunem din propria experienta, acesta este cel mai bun mod de a le multumi pentru tot ce fac ei.

CONLCUZIE
In concluzie, ofera ambasadorilor toate informatiile de care au nevoie, iar succesul evenimentului nu va intarzia sa apara. Ambasadorii te vor ajuta sa faci mai multe, sa fii in mai multe locuri odata si sa ajungi la cat mai multi oameni. Asadar, alege-i cu atentie, ofera-le ce au nevoie si cu siguranta vei avea parte de un eveniment fantastic.

Reusita unui eveniment isi are un procentaj foarte mare in locatia potrivita. De la un tradeshow, pana la o conferinta, de la un teambuilding pana la un party, locatia iti asigura buna parte din experienta.

RELATIA CU LOCATIA
Reprezentatii locatiilor sunt cei care au mereu raspunsul la ei pentru orice preocupare – vor sti mereu ce poti face in locatia lor, de la un decor care sa fie in ton cu tematica sau cu tipul evenimentului, pana la solutii referitoare la experienta participantilor in locatie.

ECHIPA TEHNICA
O alta sursa catre noi locatii sau tips&tricks este comunitatea oamenilor din productia tehnica – cei care se ocupa de staging, lumini si sunet sau montare. Acestia implementeaza proiecte constant in locatii cunoscute sau mai putin cunoscute, astfel iti pot da cele mai utile informatii de care tu ai nevoie. O alta comoara care se afla la ei in “barca” este tot ce inseamna functionalitate, vor stii sa iti zica “ce merge si ce nu merge” in legatura cu dotarile locatiei.

ACCESIBILITATE
Un alt aspect important pe care trebuie sa il avem mereu in vedere este accesibilitatea. Experienta in crearea si implementarea de evenimente ne-a invatat ca accesibilitatea locatiei joaca un rol important, iti da vibe-ul evenimentului, fiind prima interactiune a participantului cu experienta de eveniment.

BRANDING LOCATIE
Pentru ca fiecare experienta completa are si partea de branding de locatie, un lucru pe care trebuie sa il iei in considerare este cat de usor poate fi personalizat spatiul evenimentului. Un prim pas este un raspuns din partea coordonatorului locatiei in ceea ce priveste facilitatile pe care le pun la dispozitie in aceasta directie, iar de acolo si pana la un eveniment brand-uit sta doar creativitatea.

MANCARE SI BAUTURA
Cele mai multe locatii ofera facilitatile de mancare si bautura in house. Insa, asigura-te ca accepta si posibilitatea de a veni cu furnizor extern de catering. Comunicarea in ceea ce priveste partea de catering este esentiala, de la discutii despre meniuri vegetariene, posibile alergii, modul in care vor fi gestionate solicitarile suplimentare sau chiar diete speciale.

IN CONCLUZIE
Sa gasesti locatia perfecta este un joc cu bataie lunga si presupune multa munca minutioasa de detectiv. Incepe prin crearea si sedimentarea relatiilor umane la nivel local si national.

Este greu de imaginat ca la inceputul secolului 20 inovatia avea conotatie negativa pentru business, fiind privita ca un element de noutate fara scop. In ziua de azi, conceptul de inovatie este omniprezent devenind chiar dezirabil pentru orice strategie. Practic, inovatia a devenit parte din jobul fiecaruia.

Dar in ciuda tuturor discutiilor purtate in jurul inovatiei, cum poate o companie sa mentina activa o cultura a inovatiei?

Prin… PROCESUL RECRUTARE
Angajeaza oameni care sunt incantati de produsele sau serviciile tale, acest aspect fiind cel mai important pentru incurajarea inovatiei. Daca echipa se simte conectata de brand, gasirea solutiilor, imbunatatirea relatiilor cu furnizorii si clientii si crearea relatiilor cat mai puternice intre membri echipei sunt doar cateva aspecte ce vor avea doar de castigat. O cultura organizationala pozitiva este dobandita prin energia, pasiunea, entuziasmul si un ochi critic al fiecarui membru al echipei.

Prin… CULTURA ORGANIZATIONALA
Inovatia este sustinuta din spate de o cultura organizationala puternica. Procesul creativ poate fi ucis foarte usor prin stres, teama de esec si grad de incarcare constant. Pentru a cultiva roadele unei strategii interne bazate de inovatie, cultura organizationala trebuie sa traseze niste directii in care angajatii se bucura de flexibilitate in ceea ce priveste orarul, spatiu pentru a crea si a isi asuma chiar si greseli fara a resimti presiune.

Prin… DIVERSITATE
O parte din procesul de recrutare pentru inovatie este si recrutarea pentru diversitate. Creativitatea este obtinuta atunci cand un grup divers lucreaza intr-un proces de ideation, cand ideile trec pe la fiecare din membrii echipei si totusi ramane in picioare. Poate parea mai productiv un loc in care toata lumea este de acord cu toata lumea, insa un debate sanatos poate aduce un impuls in procesul de inovare.

Prin… INCURAJAREA SCHIMBARII
Sa duci experienta colegilor tai mai departe de barierele Job description-ului poate fi o modalitate ce aduce un refresh. Incurajarea lor sa analizeze ce fac si alti jucatori sau alte industrii, mai apoi implementand, poate fi un mare plus adus businessului.

Prin… PROCESUL DE INVATARE
Procesul de invatare este esential pentru strategia de inovatie a unui business si aici vorbim de tehnici de invatare precum gandirea laterala, mind-mapping sau traininguri in care este incurajata gandirea out-of-the-box. In acelasi timp, nu uita de sustinerea procesului de ideation, fiecare idee merita auzita si luata in considerare.

Plecand de la temerea secolului 20, inovatia trebuie sa se vada in rezultate. Aloca timp si resurse pentru a dezvolta si implementa acele idei care merita actiune, altfel nu doar ca procesul de inovatie ii va afecta in mod direct pe colegii tai ci si businessul.

Daca iti doresti sa creezi un plan activ de inovatie pentru echipa ta, echipa noastra de Inovatori iti sta la dispozitie >>

In ultimii ani, Team, engl. [teem] s-a transformat intr-un buzz-word. Numeroase cercetari, articole, lucrari scrise in jurul acestui cuvant si totusi ramane in picioare intrebarea: ce este o echipa si de ce intreaga lume business pune accent pe ea?

Cand un grup de indivizi cu interese similare, atitudini si preferinte lucreaza impreuna pentru un obiectiv comun, prinde forma o echipa. Daca nu exista un obiectiv comun, nu exista nici echipa.

Pentru ca ne place sa crestem energia si pasiunea in organizatii, credem cu tarie ca ideea de teambuilding la birou surade in orice moment al vietii unei organizatii:

BEAT THE BOX

O munca de echipa ce duce la descifrarea unui cod. Unul dintre cele mai importante aspecte de pe parcursul activitatii este combinarea diferitelor abilitati ale fiecarui participant si descoperirea de solutii creative.

BEATSWORKS 

Un super energizer care implica fiecare participant in parte. Este exemplul perfect pentru lucrul in echipa, ritmul fiecarei persoane se aliniaza perfect ritmului echipei!

BIG PICTURE 

Stim cat de important este sa faci un pas in spate si sa privesti imaginea de ansamblu. Cum suna acest lucru transpus intr-un tablou urias facut din mai multe panze mai mici ce transmit imaginea companiei conturata de viziunea si valorile acesteia? Cu siguranta te lasa fara cuvinte.

CHAIN REACTION 

Dezvolta o munca de echipa excelenta, project management, creativitate si inovatie. Chain Reaction provoaca toti participantii sa creeze o reactie in lant folosind materiale reciclate. Afla cine castiga din duelul ambitie vs. capacitate.

CSI 

112, Crime Solvers International! Echipa ta se transforma in detectivi pregatiti sa rezolve misterul unei crime cu ajutorul mai multor detalii: telefonul de la 112, interviuri cu suspectii, imagini de la locul faptei sau rapoarte de autopsie.

ESSENCE OF EXCELLENCE

Echipa ta imbraca halatul de alchimist si intra in laboratoarele Universum pentru a prepara esenta unei echipe excelente!

FRESH BIZ 

O simulare de business foarte catchy, avand ca scop imbunatatirea gradul de constientizare si comunicare asupra resurselor, astfel incat sa aduca valoare adugata in echipa si organizatie.

NEED FOR SPEED 

Bucura-te de aventura Need 4 Speed! Participantii vor primi componentele masinilor amesteca si vor avea misiunea sa le asambleze.

PUSH IT 

Push It! aduce atmosfera clasicului joc de Trivia sub o forma techy. Poate cuprinde mai multe categorii de intrebari: cunostinte generale, sport sau intrebari specifice companiei tale.

RAT TRAP 

O replica mai mare si mai buna a traditionalului joc „Mouse Trap” provoaca participantii sa atinga un scop comun: prinderea lui Mickey! Cum? Prin crearea unor constructii de dimensiuni mari care efectueaza o reactie in lant.
Imagineaza-ti echipa ta creand o atmosfera uimitoare intr-un „magazin de jucarii”.

TALENT SCOUT 

O super activitate de teambuilding care se axeaza pe project management sub forma “castiga cat mai multi bani”. Testeaza-ti abilitatile de negociere si finalizeaza-ti proiect dar in tot acest timp participa si la proiectele celorlalti colegi.

WHISKEY WISDOM 

Exploreaza traditia si arta eleganta a bautului de whisky. Este o activitate potrivita serilor continuandu-se cu o petrecere tematica.

WIN IT IN A MINUTE 

O activitate plina de emotii si multe rasete, intrucat echipele se intrec in probe care mai de care, fiecare avand 60 de secunde. In timpul activitatii, facilitatorii afiseaza scorul fiecarei echipe, astfel incat acestea sa stie pe ce pozitie se afta in clasament. Insa, mai sunt si alte modalitati de a aduna puncte, fapt ce motiveaza participantii si le da energie pe parcursul intregului joc.

Trebuie sa existe sinergia intr-o echipa pentru a atinge excelenta, de aici si acronimul: T.EA.M. Together Everyone Achieves More.

de Victor Georgescu, M.I.C.E. Division Manager

Evenimentele corporate, mai ales conferintele si intalnirile functionale, sunt momente importante in „viata” unei companii, fie ca prin ele se marcheaza atingerea unor obiective ale companiei, fie ca sunt trasate noile provocari ale perioadei urmatoare. Un eveniment de succes este acela care permite indeplinirea obiectivelor de business creand, in acelasi timp, o experienta incitanta pentru participanti, astfel incat acestia sa inteleaga si sa isi insuseasca mesajele, felicitarile si provocarile venite de pe scena.

Atentie: aceste doua obiective pot deveni concurente daca nu sunt tratate cu experienta. De asemenea, orice solutii gasim sub forta acestor doua presiuni trebuie sa raspunda si unei alteia, exercitate de catre bugetul evenimentului. Vedem multe companii care, din dorinta (pozitiva) de a oferi cat mai multe informatii participantilor, ajung la efecte (negative) care blocheaza deschiderea participantilor catre mesajele transmise.

De exemplu, vedem multe cazuri in care sunt propuse agende extrem de incarcate, cu putine pauze si ritm monoton. Inca mai vedem prezentari PowerPoint scrise cu font de dimensiune mica sau vorbitori care nu sunt deschisi la intrebarile publicului. Chiar daca aparent, toate acestea sunt metode de a livra informatiile intr-un mod exhaustiv (din dorinta de a fi intelese), in realitate, aceste propuneri pot inhiba participantii, ii plictisesc si, in final, le reduc capacitatea de a intelege aceste mesaje.

Venim in intampinarea acestor tipuri de intentii prin promovarea unor idei ca cele exemplificate mai jos:

• Spatiul evenimentului „vorbeste” cu participantii, iar un cadru deosebit va ajuta la realizarea unei experiente memorabile!

Amenajarea spatiului conferintei intr-un mod unitar, pornind de la un concept central care este implementat in: signalistica, decoratiuni, scena, design-ul prezentarilor, nu doar impresioneaza participantii, ci actioneaza ca o ancora mentala ce poate fi usor folosita ca referinta ulterioara intre colegi, ajutandu-i (colateral) la retinerea mesajelor evenimentului.

• Spune-mi si voi uita. Arata-mi si voi tine minte. Implica-ma si voi intelege!

Acest vechi proverb chinezesc se aplica si in universul evenimentelor. Adultii isi asuma noi informatii, in mod constient, numai dupa ce le inteleg si le interiorizeaza. Includerea unor activitati bine gandite, care sa intareasca mesajele si obiectivele conferintei, ajuta participantii la insusirea informatiilor venite de pe scena.

• Ga-mi-fi… Cum?

Gamification nu mai este doar un concept abstract – este un sistem concret care poate fi folosit pentru a sta la baza construirii experientei participantului, in cadrul unui eveniment. De fiecare data cand ne gandim la gamification pentru o conferinta, luam in calcul existenta mai multor tipuri de personalitati. Includerea unor elemente de gamification bine gandite va creste exponential numarul de participanti pentru care evenimentul va avea sens.

Vorbeam la inceputul articolului despre cele trei forte care exercita presiune asupra organizatorului: obiectivele companiei, experienta participantilor si bugetul limitat. Chiar daca organizezi evenimentul cu o agentie sau cu o echipa interna, fiecare entitate tinde sa ia partea mai mult uneia dintre parti: achizitiile „apara” bugetul, agentia „tine cu” participantii, managerul intern „protejeaza” obiectivele.

Chiar daca aparent aceste trei forte actioneaza in contrast, noi descoperim din ce in ce mai des ca nu este chiar asa. Din contra, demonstram ca poti lua cele mai potrivite decizii daca privesti atent din toate cele trei perspective. In final, tot ce conteaza la algerea sau respingerea unei idei sunt argumentele folosite!

Nu credem (si nu recomandam) argumente ca:

• Nu asa, pentru ca asa nu am facut niciodata! (Nu este niciodata o idee rea sa incerci ceva bun pentru prima oara);
• Colegilor mei nu le place sa se joace! (Nimeni nu stie daca ii place sau nu ceva ce nu cunoaste inca);
• Trebuie sa investim bugetul in ce este important, nu in brizbrizuri! (Legatura dintre elementele centrale si cele marginale ale unui eveniment este aceeasi ca legatura dintre departamentele direct productive si cele de suport dintr-o companie – ultimele ajuta la multiplicarea efectului primelor).

Ce am invatat noi este ca evenimentele sunt complexe, iar pentru o punere in scena memorabila ai nevoie de o gandire complexa, multi-dimensionala, adaptata la cultura participantilor, la realitatile companiei si strans legata de momentul prezent. Mai mult, a risca in luarea deciziilor este daunator numai daca argumentele sunt superficiale, daca ele reprezinta presupuneri sau daca sunt ancorate doar in obisnuinta.

Atunci cand folosesti argumente solide si implementezi cu experienta, riscurile devin decizii inspirate!

Cat de mult consideri ca influenteaza culorile intreaga stare a unui eveniment? Ei bine… Atat de mult! De la lumini, la flori, decoratiuni si mancare, toate acestea fiind in paleta de culori potrivita pot duce la crearea starii dorite in eveniment.

Kate Smith, Presedintele Sensational Color – “Culorile si combinatiile de culori creaza stari si sentimente, constient si inconstient.”

Legand efectele psihologice ale culorilor de impactul dorit de la eveniment poti creste gradul de implicare si multumire al participantilor la eveniment. Care este prima culoare care iti vine in minte atunci cand te gandesti la pasiune? Rosu, nu e asa? Cu ce asociez albul? Cu puritate, nu?

Gandeste-te cat de usor iti poti lega tema evenimentului sau rezultatele dorite post-eveniment doar de o simpla culoare tematica. Dar hai sa le luam pe rand:

• Stim cu totii ca rosul este asociat cu dragostea si pasiunea, insa ne activeaza si adrenalina in corp, facand sa ne creasca nivelul de energie si intensitatea emotiei. Rosu de asemenea este asociat si furiei, sa nu uitam de cunoscuta corida.
• In schimb, albastru va aduce calmitate si pace. Obisnuieste sa fie asociat cu increderea, inteligenta si dependabilitatea.
• Oranj este o culoare vibranta, care va fi imediat asociata cu distractia, caldura, increderea si prietenia.
• Galbenul este cel care va transmite optimismul, energia, pozitivitatea si veselia. Asadar, daca iti doresti un eveniment in care vrei sa predomine pozitivitatea gandeste-te la culoarea galben.
• Cand ne gandim la verde primul lucru care ne vine in minte este natura, sanatatea, insa de asemenea este asociat si cu armonia, cresterea, si reinoirea.
• Violetul ne duce cu gandul la roialitate, lux, creativitate, spiritualitate si bogatie. Daca ai in minte culoarea violet pentru urmatorul tau eveniment, gandeste-te si la atingerea catifelei si vei stii exact ce vei transmite participantilor.
• Albul a fost intotdeauna asociat cu puritatea si inocenta. Imaginea bunatatii este data de alb, imputernicire si curatenie de asemenea sunt asociate cu albul.
• Pe langa putere, negrul este asociat cu autoritate, mister, drama si chiar rafinament. [Gandeste-te la ce impact o sa aibe o petrecere Black & White!]

Recomandarea noastra este sa acorzi cat se poate de multa atentie urmatorului tau eveniment in ceea ce priveste mesajul pe care iti doresti sa il transmiti. Asociaza-l cu o paleta de culori potrivita si o sa vezi cat de usor este sa ai parte de o experienta (de eveniment) completa. Tot Kate Smith mentioneaza faptul ca “when you are creating an event you create something that you want to be memorable, and the color will help cement the message in guest’s minds.”

de Victor Georgescu, M.I.C.E. Division Manager

Organizarea conferintelor din cadrul companiei tale este o provocare repetitiva pentru echipa de management si pentru managerii de divizii implicati in acest proces. Spicuim printre principalele argumente pe care le-am cules din piata pentru a va prezenta cele mai importante:

– La fiecare editie, trebuie gasite noi metode si activitati prin care implicam participantii in agenda si obiectivele conferintei. Expunerea la agende repetitive, la discursuri lungi etc. plictiseste participantii reducandu-le abilitatea de a-si insusi puncte de invatare. Intr-un articol trecut mentionam importanta crearii unei experiente.

– Participantii cer din ce in ce mai mult de la eveniment. Pe masura ce oamenii se obisnuiesc cu un nivel de calitate, ei vor cere din ce in ce mai mult – este in natura umana! Am invatat acest lucru si din rezultatele cercetarii Deloitte despre capitalul uman.

– Bugetele au tendinta de a ramane (in cel mai bun caz) constante. De la an la an, companiile observa indeplinirea obiectivelor unei conferinte folosindu-se un buget anume. Gandirea logica a companiilor le previne din a creste acest buget.

Asadar, provocarea este de a crea experiente diferite, potrivite persoanelor participante si actualizate in continuu la contextul companiei, intr-un buget care nu poate creste gradual. Astfel, ajungem sa folosim instrumente din sfera creativitatii, a tehnologiei sau chiar din team building, aplicand cunostinte concrete despre mediul social si economic al angajatului si al companiei. Aceasta provocare este una complexa, pentru orice echipa isi asuma rezolvarea ei!

Daca alegeti organizarea conferintelor cu o agentie specializata, puteti pleca de la premisa ca organizatorul este la curent cu tendintele din industria evenimentelor, are mai multe relatii de parteneriat in piata si isi bazeaza solutiile propuse pe experiente demonstrate anterior.

Daca alegeti organizarea conferintelor cu o echipa interna, aceasta se va conecta mai usor la nevoile participantilor, vor cunoaste mai bine statutul curent al companiei si le va fi mai facil sa conecteze atmosfera conferintei la cultura organizationala (presupunand ca aceasta cultura este puternica si cunoscuta de catre angajati).

Pe de alta parte, organizarea cu o echipa interna presupune dislocarea acelor persoane de pe rolul lor principal si recalibrarea prioritatilor zilnice. Pentru angajat poate fi ori o schimbare binevenita, ori dimpotriva, in functie de personalitate, dar si de cum ii este prezentata aceasta oportunitate.

In final, asa cum ati observat, nu am abordat subiectul bugetului. Motivul este simplu: am vazut cazuri foarte variate – de multe ori organizarea unui eveniment cu o agentie nu creste bugetul, pentru ca marja organizatorului este contrabalansata de preturile mai bune pe care acesta le obtine. La fel, exista multe cazuri in care o echipa interna ajunge sa renunte cu o mai mare usurinta la anumite elemente de calitate a evenimentului, cu scopul incadrarii in buget.

Ce am invatat noi? Fiecare caz este diferit si trebuie tratat ca atare, dar cel mai sanatos este sa antamati cel putin o parere avizata a unei agentii de evenimente atunci cand luati decizia cu privire la cine este organizatorul perfect pentru aceasta editie a evenimentului vostru!

Adesea primim intrebarea “Ce este, defapt, acest gamification? Un joc, o joaca sau distractie?”. Raspunsul pe care il dam de fiecare data este acelasi: este aplicabilitatea unei mecanici de joc(de la completarea unor spatii libere, folosirea badge-urilor de eveniment, puncte sau orice alt mecanism) pentru incurajarea schimbarii comportamentului. De aici s-a pornit si presupunerea ca este ceva “distractiv”, insa aduce rezultate pentru ca se leaga de motivatiile intriseci ale noastre.

De ce ne motiveaza?
Sunt atat de multe motive pentru care Gamification motiveaza oamenii. Richard Bartle a creat “Bartle Test of Psychology”, o cercetare asupra factorilor motivatori, din care a reiesit 4 personalitati distincte.
1. Achievers
Acestia joaca pentru a castiga, iar clasamentul reprezinta inspiratia lor. De exemplu, daca realizezi un top cu rezultatele activitatii lor, cei care se apropie de primele locuri, maine vor muncii mai mult pentru a se autodepasi, iar cei care nu se afla in top vor face tot posibilul sa intre in top. Achierver-ii isi doresc sa aibe un obiectiv in fata si sa tinda catre el.
2. Explorers
Acestia sunt motivati de castigurile neasteptate aparute pe parcursul “cursei”. Nu sunt interesati sa fie numarul unu ci mai degraba de a explora pentru a primi ceva diferit. Nu le pasa de clasament insa le pasa de un castig neasteptat pentru efortul lor, de exemplu o cafea pentru ca si-au dat check-in in eveniment.
3. Socializers
Cea mai prietenoasa categorie, asa cum ii zice si numele, ei participa la competitii de dragul conexiunilor care se creeaza. Sunt o categorie cu greutate intr-o conferinta, ei fiind cei care prin gamification incurajeaza socializarea.
4. Killers
Opusi categoriei de mai sus, Killer-ii sunt acest grup foarte mic care vor sa fie numarul unu sub orice forma posibila. Acestia se vor implica si vor juca sub forma traditionala provocarile lansate in cadrul unei conferinte, de aceea va trebui sa ai in vedere si acest aspect. Partea buna a lucrurilor este faptul ca ei reprezinta un procent mic din intregul grup.

Spice Up your Conference
Dupa ce te-ai decis ce anume iti doresti de la participantii tai, gaseste metodele potrivite. Mai jos gasiti o lista cu 5 idei fresh de a face acest lucru:
Catchbox
Catchbox este primul microfon din lume care a fost folosit aruncadu-l prin sala. E o metoda simpatica si colorata de a ii mentine pe toti activi, punand intrebari si participand in discutiile lansate de speaker. De asemenea, Crowdmics este o aplicatie pentru telefonul mobil care iti transforma telefonul intr-un microfon care poate fi sincronizat cu sistemul de sunet din sala.
Prezentarile
Apuse sunt vremurile in care o prezentare dura 90 minute si ii tinea pe participanti nemiscati de pe scaune. Azi intalnim tot mai des speakeri ce se folosesc de tehnologie pentru a isi expune punctele de vedere si de a crea interactivitate printre participanti.
Speaker
Mentionam si intr-un articol anterior cat de important este rolul unui Speaker intr-o conferinta. Interactivitatea participantilor tine foarte mult de modul in care speakerul isi expune prezentarea si modul in care poate face follow-up in cadrul evenimentului. Mingea porneste de la el, de aceea are provocarea sa o lanseze cat mai creativ si inedit catre participanti.
Badge-uri
Organizatorii unei conferinte de IT din Brooklyn au provocat participantii sa le ofere datele de contact ale parintilor. Acestia le-au oferit un scurt Bio despre participanti, totul s-a transformat intr-o energie fantastica si discutii bazate pe “Ce au spus ai tai despre tine?”. Un alt hack folosit a fost ca fiecare participant sa isi intoarca badge-ul din fata in spate, astfel ca cei care stateau pe randul din spate stiau cum se numeste persoana din fata lor.
Social Media
Selfie-uri, check-in-uri si citate prezente in eveniment sunt elemente care fac parte din intreaga experienta a unui eveniment. Nu mai este nimic nou in asta. De aceea, de cele mai multe ori evenimentele au propriul hashtag, creand astfel comunitati online de oameni. Profita de acest lucru si incurajeaza postarea constanta pe retelele de socializare, aduna toate aceste postari cu ajutorul unei platforme si transforma-le intr-un LIVE wall.

Te invitam in sectiunea comentarii pentre a discuta mai multe despre provocarile de a mentine pariticpantii activi cu ajutorul metodei de gamification.