Luarea deciziilor si managementul riscului in planificarea evenimentelor – Universum

Social

Limbă:

Luarea deciziilor si managementul riscului in planificarea evenimentelor

10 mai 2016

[cml_media_alt id='6542']057 Mn riscului[/cml_media_alt]

de Victor Georgescu, M.I.C.E. Division Manager

Evenimentele corporate, mai ales conferintele si intalnirile functionale, sunt momente importante in „viata” unei companii, fie ca prin ele se marcheaza atingerea unor obiective ale companiei, fie ca sunt trasate noile provocari ale perioadei urmatoare. Un eveniment de succes este acela care permite indeplinirea obiectivelor de business creand, in acelasi timp, o experienta incitanta pentru participanti, astfel incat acestia sa inteleaga si sa isi insuseasca mesajele, felicitarile si provocarile venite de pe scena.

Atentie: aceste doua obiective pot deveni concurente daca nu sunt tratate cu experienta. De asemenea, orice solutii gasim sub forta acestor doua presiuni trebuie sa raspunda si unei alteia, exercitate de catre bugetul evenimentului. Vedem multe companii care, din dorinta (pozitiva) de a oferi cat mai multe informatii participantilor, ajung la efecte (negative) care blocheaza deschiderea participantilor catre mesajele transmise.

De exemplu, vedem multe cazuri in care sunt propuse agende extrem de incarcate, cu putine pauze si ritm monoton. Inca mai vedem prezentari PowerPoint scrise cu font de dimensiune mica sau vorbitori care nu sunt deschisi la intrebarile publicului. Chiar daca aparent, toate acestea sunt metode de a livra informatiile intr-un mod exhaustiv (din dorinta de a fi intelese), in realitate, aceste propuneri pot inhiba participantii, ii plictisesc si, in final, le reduc capacitatea de a intelege aceste mesaje.

Venim in intampinarea acestor tipuri de intentii prin promovarea unor idei ca cele exemplificate mai jos:

  • Spatiul evenimentului vorbeste” cu participantii, iar un cadru deosebit va ajuta la realizarea unei experiente memorabile!

Amenajarea spatiului conferintei intr-un mod unitar, pornind de la un concept central care este implementat in: signalistica, decoratiuni, scena, design-ul prezentarilor, nu doar impresioneaza participantii, ci actioneaza ca o ancora mentala ce poate fi usor folosita ca referinta ulterioara intre colegi, ajutandu-i (colateral) la retinerea mesajelor evenimentului.

  • Spune-mi si voi uita. Arata-mi si voi tine minte. Implica-ma si voi intelege!

Acest vechi proverb chinezesc se aplica si in universul evenimentelor. Adultii isi asuma noi informatii, in mod constient, numai dupa ce le inteleg si le interiorizeaza. Includerea unor activitati bine gandite, care sa intareasca mesajele si obiectivele conferintei, ajuta participantii la insusirea informatiilor venite de pe scena.

  • Ga-mi-fi… Cum?

Gamification nu mai este doar un concept abstract – este un sistem concret care poate fi folosit pentru a sta la baza construirii experientei participantului, in cadrul unui eveniment. De fiecare data cand ne gandim la gamification pentru o conferinta, luam in calcul existenta mai multor tipuri de personalitati. Includerea unor elemente de gamification bine gandite va creste exponential numarul de participanti pentru care evenimentul va avea sens.

Vorbeam la inceputul articolului despre cele trei forte care exercita presiune asupra organizatorului: obiectivele companiei, experienta participantilor si bugetul limitat. Chiar daca organizezi evenimentul cu o agentie sau cu o echipa interna, fiecare entitate tinde sa ia partea mai mult uneia dintre parti: achizitiile „apara” bugetul, agentia „tine cu” participantii, managerul intern „protejeaza” obiectivele.

Chiar daca aparent aceste trei forte actioneaza in contrast, noi descoperim din ce in ce mai des ca nu este chiar asa. Din contra, demonstram ca poti lua cele mai potrivite decizii daca privesti atent din toate cele trei perspective. In final, tot ce conteaza la algerea sau respingerea unei idei sunt argumentele folosite!

Nu credem (si nu recomandam) argumente ca:

  • Nu asa, pentru ca asa nu am facut niciodata! (Nu este niciodata o idee rea sa incerci ceva bun pentru prima oara);
  • Colegilor mei nu le place sa se joace! (Nimeni nu stie daca ii place sau nu ceva ce nu cunoaste inca);
  • Trebuie sa investim bugetul in ce este important, nu in brizbrizuri! (Legatura dintre elementele centrale si cele marginale ale unui eveniment este aceeasi ca legatura dintre departamentele direct productive si cele de suport dintr-o companie – ultimele ajuta la multiplicarea efectului primelor).

Ce am invatat noi este ca evenimentele sunt complexe, iar pentru o punere in scena memorabila ai nevoie de o gandire complexa, multi-dimensionala, adaptata la cultura participantilor, la realitatile companiei si strans legata de momentul prezent. Mai mult, a risca in luarea deciziilor este daunator numai daca argumentele sunt superficiale, daca ele reprezinta presupuneri sau daca sunt ancorate doar in obisnuinta.

Atunci cand folosesti argumente solide si implementezi cu experienta, riscurile devin decizii inspirate!